Misella: Erste Online-Registrierkasse mit digitaler Signatur

Karen Binder-Neschi, eine diplomierte Shiatsu-Praktikerin, hatte vor der Umstellung auf eine Registrierkasse große Bedenken. „Ich wollte zuerst auf das Überweisungsgeschäft umsteigen und auf Bareinnahmen verzichten. Aber ich habe viele ältere Kunden und Online-Banking ist nichts für sie“, so die Heilpraktikerin, die eine von rund 140.000 kleinen heimischen Unternehmerinnen ist, die sich eine neue Kasse anschaffen musste.

Registrierkassen gibt es von mehr als 1000 Unternehmen, die wenigsten davon erfüllen bereits jetzt die ab 1. Jänner 2017 geltenden Sicherheitsvorgaben mit Signatur. Zusätzlich zur einer technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem muss jeder Beleg digital signiert werden. Nicht jede Lösung ist außerdem für jeden gleichermaßen geeignet.

Online-Software mit Cloud-Anbindung

Fündig wurde Binder-Neschi bei ihrer Suche bei „Mischu and Partners“ und dem Produkt „Misella“ – eine Lösung für Unternehmer. Das Unternehmen, dass vor allem auf Buchhaltung spezialisiert ist, bietet mit "Misella" eine Lösung, die die kommenden Sicherheitsvorgaben als eine der ersten Produkte am Markt erfüllt.

Es handelt sich dabei nicht um eine physische Kasse, sondern um eine Online-Software, die sowohl am Rechner, als auch am Smartphone oder Tablet funktioniert – sofern man über eine Internet-Anbindung verfügt. Damit ist die Lösung nur für Unternehmen geeignet, die ständig online sind. Bei Ausfällen darf zwar weiter kassiert werden, sofern diese nicht länger als 48 Stunden dauern.

Abo-Modell

Die Anschaffungskosten betragen für Unternehmen 240 Euro netto, wobei 200 Euro gefördert und über die jährliche Steuererklärung zurückverlangt werden können. Dazu kommen allerdings noch monatliche Abo-Kosten für die Datenspeicherung in der Cloud für sieben Jahre, Updates der Software und eine Kunden-Hotline um 9,90 Euro. Wer auch eine Schnittstelle zur Buchhaltung haben möchte, zahlt 19,90 Euro pro Monat.

Pro Jahr belaufen sich die Zusatzkosten daher auf 118,80 Euro oder 238,80 Euro. Unternehmen haben allerdings jederzeit die Möglichkeit, die Daten runterzuladen und wo anders zu speichern, wenn sie den Registrierkassenanbieter eines Tages wechseln möchten. „Unsere Kunden sind aber in der Regel Langzeitkunden“, sagt Michael Mischu, Geschäftsführer von Mischu and Partners. Bisher habe man eine Kundenanzahl im "dreistelligen Bereich".

Binder-Neschi hat schon bei der Hotline angerufen und schätzt daher an „Misella“ neben der Einfachheit bei der Bedienung auch die Kundenfreundlichkeit. „Es gibt eine wirklich kompetente Betreuung, auch für komische Fragen nehmen sich die Mitarbeiter Zeit“, so die Heilpraktikerin.

Daten sicherer als am USB-Stick

„Misella lässt sich am Handy verwenden, man kann damit Belege auf A4 oder auch mobil ausdrucken“, erklärt Mischu. Gespeichert werden die Daten dabei in der Cloud und zwar im „Hochsicherheitszentrum“ des österreichischen Zertifikatsexperten A-Trust. Das sei ein großer Vorteil gegenüber anderen Registrierkassen, so Mischu.

Denn werden die Daten etwa nur auf einem externen USB-Stick gesichert, kann es leicht zum Datenverlust kommen. „Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter zieht den USB-Stick ab, weil er schnell mal wo seine Urlaubsfotos zwischenspeichern muss. Dann bekommt das Finanzamt statt einem Datenerfassungsprotokoll diese Fotos zu sehen“, heißt es.

Digitale Signatur von A-Trust

A-Trust ist neben Global Trust einer der beiden Zertifikatsanbieter für Registrierkassen in Österreich. „Für uns ist das Alltagsgeschäft“, so der A-Trust Geschäftsführer Michael Butz, der seit dem Sommer 2015 Gespräche mit rund 500 Kassenherstellern geführt hat. A-Trust bietet seine Online-Signaturen für die Registrierkasse um vier Euro an, ein Chip basierend auf A-Trust Signaturkarten kostet neun Euro.

Die Zertifikate bietet A-Trust allen Herstellern von Registrierkassen gleichermaßen an und daher werden bald weitere Registrierkassen folgen, die für 1. Jänner 2017 gerüstet sind. Aber Butz ist von der Lösung „Misella“ besonders angetan. „Weil sie zeigt, dass es auch für Kleinstunternehmer finanzierbare Möglichkeiten gibt, die neue Rechtslage umzusetzen. Vor einem Jahr gab es noch gar keine Online-Registrierkasse, die man auch mit Smartphone benutzen kann.“

Die Daten werden bei "Misella" aber nicht am Smartphone gespeichert, sondern in der Cloud. Für die Datensicherheit garantiere A-Trust. „Dass unsere Daten sicher sind, steht schon in unserem Namen“, antwortet Butz auf die Frage, was es bei einem Datenverlust für Garantien gebe. „Wir werden ab kommendem Jahr offiziell ein Vertrauensdiensteanbieter werden. Wenn unser Rechenzentrum die Daten tatsächlich verliert, sollte ich besser nicht in Österreich sein“, scherzt der A-Trust-Geschäftsführer.

Seit 1. Jänner 2016 gilt in Österreich die Registrierkassenpflicht. Ab 1. Jänner 2017 muss dann zusätzlich eine technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem vorhanden sein muss und jeder Beleg muss digital signiert werden. Dazu dürfen ausschließlich entsprechende Zertifikate von entsprechenden Anbietern verwendet werden.

Betroffen davon sind nicht nur Großunternehmen, sondern auch kleine und mittlere Betriebe mit einem Jahresumsatz ab 15.000 Euro, die mehr als 7.500 Euro davon bar einnehmen. Ärzte sind davon ebenso betroffen wie Masseure, Friseure oder Tätowierer. Auch gemeinnützige Vereine können unter die Registrierkassenpflicht fallen.

In Österreich gibt es rund 480.000 Kleinbetriebe und Ein-Person-Unternehmen sowie zusätzlich rund 80.000 freie Berufe, die sich spätestens jetzt mit den Lösungen, die es am Markt gibt, auseinander setzen müssen. Bis 31.3. werden von den Behörden noch keine Bestrafungen vorgenommen, danach wird es kritisch und Unternehmen drohen Strafen.