Neun Registrierkassen im Vergleichstest

Rund 60 Prozent aller heimischen Betriebe sind von der Registrierkassenpflicht, die im Laufe dieses Jahres in Kraft tritt, betroffen. Kein Wunder also, dass Software-Schmieden und Kassenhersteller bei den vielen Neuanschaffungen ein großes Geschäft wittern und den Markt mit Kassenlösungen überschwemmen.

Natürlich hat jedes Unternehmen seine eigenen Anwendungsszenarien, Anforderungen sowie persönliche Präferenzen. Dennoch lässt sich anhand von Kriterien, wie Handhabung, Installation der Drucker, Support-Möglichkeiten und Höhe der Kosten, ein Urteil über die einzelnen Lösungen bilden.

Tablet und Notebook

Mit 123Bon, Cbird, Etron onR, Hellocash, Ready2order, Everbill, Kassa24, Kassandro und Offisy wurden neun Lösungen für den Vergleichstest herangezogen. Bis auf Cbird funktionieren alle getesteten Kassenlösungen im Web-Browser, sowohl auf mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones als auch auf Notebooks, PCs und Apple-Computern.

Über eine eigene App für Android-Geräte verfügen 123Bon, Kassa24, Kassandro sowie Ready2order, die derzeit als einzige Kassenlösung auch eine App für iOS-Geräte anbietet. (Update 18.4.: Mittlerweile verfügt auch Everbill über eine eigene App für Android-Geräte sowie 123Bon über eine iOS-Anwendung) Alle getesteten Kassenlösungen lassen sich mit Terminals für Bankomat- und Kreditkarten verbinden.

Offline und All-In-One

Cbird stellt eine Ausnahme dar. Die komplette Kassenlösung funktioniert offline und befindet sich auf einem USB-Stick, der an einen Computer angesteckt wird. Cbird ist sehr einfach zu bedienen, bietet allerdings die wenigsten Einstellungsmöglichkeiten aller Kassen im Test und zeigt kaum statistische Werte. Sie richtet sich daher vor allem an jene Nutzer, die nur eine Handvoll Rechnungen am Tag erstellen müssen. Wer aber zahlreiche Belege pro Tag ausstellt, sich in statistischen Werten vertiefen möchte oder seine Registrierkassenlösung an seine Bedürfnisse anpassen will, wird mit Cbird keine Freude haben.

Im April bringt Ready2order ein mobiles All-In-One-Gerät auf den Markt, das ein Tablet mit integriertem Bondrucker ist. Unter der touchfähigen Oberfläche läuft die mobile App-Version von Ready2order. Akku und Daten-SIM-Karte sind mit dabei, sodass das Gerät permanent online ist.

Buchhaltung

Bei Everbill und Ready2order wird schnell sichtbar, dass es sich bei den beiden Kassen um umfangreiche Buchhaltungssoftware handelt. Vor allem Everbill, aber auch Ready2order verfügen über tiefgreifende Verwaltungsmöglichkeiten für Wareneingänge, Bestellungen und Eingangsrechnungen. So kann sich etwa auch der Steuerberater über eine Schnittstelle die nötigen Daten direkt aus der Kassenlösung holen.

In den Ansätzen sind diese Optionen auch bei Offisy und Hellocash sichtbar. Bei den restlichen Lösungen lassen sich zwar Stammkunden, Produkte und Warenkategorien u.ä. anlegen, umfassende Buchhaltungsoptionen vermisst man aber.

Support-Hotline

Unterschiede zeigten sich nicht nur beim Drucken von Belegen, sondern auch bei den Hilfestellungen der Hersteller. Während Ready2order und Everbill kostenlose 24-Stunden-Hotlines betreiben, haben andere einen kostenpflichtigen Telefonsupport zu fixen Zeiten.

Unterschiede beim Drucken von Belegen

Laut der Belegerteilungspflicht muss bei sämtlichen Barzahlungen ein Beleg ausgehändigt werden. Damit diese Kundenbelege auch ausgedruckt werden können, haben die verschiedenen Anbieter auf ganz unterschiedliche Methoden zurückgegriffen. Alle getesteten Kassenlösungen können Belege auf handelsüblichen A4-Druckern drucken sowie PDFs für den E-Mail-Versand erstellen oder die Rechnung gleich direkt an die E-Mail-Adresse des Kunden versenden.

Beim Layout und der individuellen Gestaltung der einzelnen Belege offenbarten sich wesentliche Unterschiede zwischen den verschiedenen Herstellern. Bei Ready2order, Everbill, Hellocash, Etron, Kassandro und 123Bon kann das Erscheinungsbild an die eigenen Wünsche angepasst werden, sodass etwa das Firmenlogo auf den Belegen Platz findet. Vor allem die Belege von Kassa24, die aus einem Bondrucker kommen, sind unübersichtlich und enttäuschen in Sachen Layout.

Bei 123Bon kann man zwar das Logo in die Belege einpflegen, dieses wird aber beispielsweise gestreckt, damit es in das Layout passt. Bei der A4-Rechnung ist das Layout kaputt: Teilweise überlappen sich die Wörter oder ragen über den Rahmen hinaus.

Mobile Kassen

Große Divergenzen ergaben sich bei der Handhabung der Drucker, die kabellos per Bluetooth oder WLAN von mobilen Geräten angesteuert werden. Dabei ist Ready2order die einzige Registrierkasse, die ohne Mühen auch von iOS- sowie Android-Smartphones oder -Tablets aus sämtliche Drucker ansprechen kann. Bei 123Bon kann aus der Android-App heraus nicht gedruckt werden. Laut Hersteller ist dafür ein Windows-PC notwendig, der mit einem Drucker verbunden ist.

Schwierigkeiten, einen Beleg zu drucken, gibt es bei allen mobilen Kassen, die lediglich im Web-Browser abrufbar sind. Will man beispielsweise bei der Browser-basierten Lösung von Hellocash auf einem Android-Tablet einen Belegdrucker ansprechen, muss die App des Druckerherstellers installiert und deren integrierter Browser verwendet werden. In der kostenlosen App-Variante wird dann der Beleg sogar mit Werbung für den Druckerhersteller versehen. Für werbefreie Belege ist es also notwendig, die kostenpflichtige App des Druckerherstellers zu kaufen.

Ein weiteres Problem, das sich daraus ergibt, ist die Abhängigkeit von einem Druckerhersteller. Bietet dieser seine App irgendwann nicht mehr an oder führt Änderungen ein, kann es passieren, dass bei der mobilen Kassenlösung keine Belege mehr gedruckt werden können.

Fazit

In allen Belangen, von Kosten, Support, Handhabung sowie Umfang und Installation bis hin zu Anpassungsmöglichkeiten, konnte nur die Registrierkasse von Ready2order überzeugen, die somit als Testsieger hervorgeht.

Knapp dahinter liegt Everbill, dessen einziges Manko das Fehlen einer mobilen App ist, was sich auf die Bedienung bei Druckern negativ auswirkt. Ähnlich sieht es mit Etron onR, Kassa24 und Hellocash aus. Trotz umfangreicher Optionen vermisst man auch hier eine App.

Durch eine eigene App und klares Layout ist auch Kassa24 positiv aufgefallen, bei der am ehesten die mageren Einstellungsmöglichkeiten zu kritisieren sind. Ähnlich sieht es bei Kassandro aus, dessen Layout und Bedienoberfläche darüber hinaus nicht besonders benutzerfreundlich sind.

Obwohl funktional, bleibt bei der Kasse von Offisy die relativ umständliche Bedienung in Erinnerung. Im Vergleich zur Konkurrenz konnten Cbird und 123Bon nicht wirklich überzeugen.

Mitte März hat der Verfassungsgerichtshof (VfGH) entschieden, dass die Registrierkassenpflicht nicht verfassungswidrig ist und frühestens ab 1. Mai in Kraft tritt. In der Urteilsbegründung sieht das Höchstgericht „keinen unverhältnismäßigen Eingriff in die Freiheit der Erwerbstätigkeit“.

Somit sind Unternehmer, die einen Jahresumsatz über 15.000 Euro und Barumsätze über 7500 Euro haben, dazu verpflichtet ein elektronisches Aufzeichnungssystem inklusive Kassenfunktionen zu verwenden. Beide Umsatzgrenzen müssen dabei überschritten werden, damit die Registrierkassenpflicht greift. Als Berechnungsgrundlage dienen allerdings nicht die Umsätze aus dem Jahr 2015. Maßgeblich für die Kassenpflicht sind die Umsätze der ersten vier Monate ab dem 1. Jänner 2016.

Belegerteilungspflicht

Darüber hinaus besteht für jeden Unternehmer seit Jahresbeginn die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Diese Belegerteilungspflicht gilt für jeden Betrieb, egal ob Registrierkassenpflicht besteht oder nicht.

Das Datenerfassungsprotokoll des Aufzeichnungssystems darf nicht manipulierbar sein und muss in einem gewissen Format exportierbar sein. Außerdem müssen die Daten an zwei verschiedenen Orten gespeichert werden. Bei einer Finanzprüfung muss das Aufzeichnungsprotokoll zugänglich gemacht werden können. Bis Ende 2016 können die Anschaffungskosten für Kassensysteme als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Außerdem ist zur Finanzierung einer Registrierkasse vom Finanzamt eine einmalige Prämie in der Höhe von 200 Euro pro Kassensystem vorgesehen.

Neuerungen ab 2017

Ab 1. Jänner 2017 müssen sämtliche Kassensysteme über einen technischen Manipulationsschutz verfügen. Dabei wird jeder Beleg elektronisch signiert und mit einem maschinenlesbaren Code versehen. Solche Signaturerstellungseinheiten können in Österreich bei A-Trust oder der e-commerce monitoring GmbH erworben werden. Die Signaturerstellung für die einzelnen Belege erfolgt entweder mittels Chipkarte in Kombination mit einem externen Kartenlesegerät oder mittels Signatur, die per Internetverbindung von einem Server abgerufen wird. Für diese Signaturerstellung fallen zusätzliche Kosten an.

Außerdem bleibt abzuwarten, wie die Hersteller die Signaturerstellungseinheiten in ihre Registrierkassenlösungen integrieren werden. Alle getesteten Systeme versprechen, den derzeitigen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Ebenso geben die Hersteller der getesteten Registrierkassen an, dass sie ein Upgrade anbieten werden, sodass die Kassenlösungen auch über 2017 hinaus gesetzeskonform sind. Diese Upgrades können, je nach Hersteller, kostenpflichtig sein. Wie teuer diese sind, ist noch nicht absehbar.