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11/11/2014

Sauber abgerechnet – Zukunftsbonus inklusive

Elektronische Rechnungsstellung bei MEIKO AUSTRIA.

Die MEIKO AUSTRIA GmbH gehört zur MEIKO Gruppe, einem internationalen Anbieter umweltfreundlicher Spül-, Reinigungs- und Desinfektionstechnik für den gewerblichen Bedarf. Im Januar 2014 hat MEIKO AUSTRIA auf digitale Ausgangsrechnungen umgestellt. Anlass gab eine Neuregelung, die für Rechnungen an österreichische Bundesdienststellen strukturierte Digitalformate vorschreibt. Mit Neopost E-Invoicing hat MEIKO aus der Not eine Tugend gemacht. www.meiko.at

MEIKO AUSTRIA beliefert den Bund Österreich, der seit Januar 2014 nur noch elektronische Rechnungen in bestimmten strukturierten Datenformaten annimmt. Die „e-Rechnung an den Bund“ ist eine komplexe Angelegenheit und verlangt Unternehmen einiges ab, wenn sie die Sache alleine stemmen wollen. Im Sommer 2013 wurde MEIKO auf Neopost E-Invoicing aufmerksam, und die Lösung überzeugte. Zum einen, weil sie Unternehmen erspart, sich selber in das technisch komplexe Thema vertiefen zu müssen. Zum anderen, weil es keiner HW- oder SW-Investition bedarf. Alles, was man braucht, ist ein Internetzugang und ein virtueller Druckertreiber (Viper™ Connector).

Rechnung auf Knopfdruck

Inzwischen wickelt MEIKO alle Ausgangsrechnungen über Neopost E-Invoicing ab. Selbst die, die als Papierdokument zugestellt werden (Hybridmail). Denn Neopost kümmert sich auch um klassische Briefpost. Ob E- oder Papierrechnung: Für die MEIKO-Mitarbeiter läuft´s immer gleich: Per Druckbefehl übergeben sie ihre Rechnungsdaten an den Viper™ Connector. Der schickt sie ans E-Invoicing-Portal, und Neopost E-Invoicing erledigt den Rest. Das System steuert die Erstellung der kundenspezifischen Rechnungsformate. Dann werden die Rechnungen auf dem gewünschten Weg verschickt und dokumentiert. So kann MEIKO die Postausgänge bequem nachvollziehen und überwachen. Zu guter Letzt archiviert das Neopost-Portal alle Ausgangsdokumente revisionssicher nach Landesrecht.

Von der Pflicht zur Kür

Als Bundeslieferant hat MEIKO zwar gezwungenermaßen auf E-Rechnungen umgestellt, profitiert heute aber weitreichend. Denn neben dem Bund erhalten schon etwa 165 weitere MEIKO-Großkunden ihre Rechnungen elektronisch. Die meisten bevorzugen E-Mails mit PDF-Anhang. Anders MEIKOS größter Auftraggeber, die hogast GmbH, eine der führenden Einkaufsgemeinschaften für Hotellerie und Gastronomie in Deutschland. Diese erhält strukturierte Rechnungsdaten. So ermöglicht MEIKO der Firma hogast, Eingangsrechnungen ohne Medienbruch automatisiert weiterzuverarbeiten.

Die Rechnung geht auf

„Wenn der Großteil unserer Kunden E‑Rechnungen erhält, dann werden wir enorm profitieren“, meint Norbert Sendlhofer, Leiter Finanzen bei MEIKO Austria. Tatsächlich reicht das Sparpotenzial von etwa 10% bei Hybridmails bis zu beinahe 50% bei strukturierten Digitalformaten. Wer zudem E-Rechnungen empfängt und vollautomatisiert weiterverarbeitet, kann seine Prozesskosten sogar um 80% senken.

Weitere Infos finden Sie >hier<

www.neopost.at

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