Technik im Büro - die Vor- und Nachteile
Einen Überblick über die Vor- und Nachteile bieten die folgenden Abschnitte.
Ein großer Vorteil - Beschleunigung und Vereinfachung von Prozessen
Die Möglichkeiten der modernen Technik steigern die Effizienz der menschlichen Abläufe. Dazu zählt auch die Optimierung der Kommunikation. Mit der Einführung von Computern, Laptops und Smartphones konnte die Realisierung von diversen Aufgaben vereinfacht und beschleunigt werden. Durch den Versand von E-Mails oder digitalen Schreiben ist die Abwicklung diverser Kommunikationsabläufe im Vergleich zu Faxnachrichten oder schriftlichen Briefen deutlich einfacher geworden. Insbesondere bei Fehlern muss heute nicht mehr jedes Schreiben neu verfasst werden, sondern kann durch die digitale Abwicklung um den Fehler bereinigt werden und neu versandt werden. Der Arbeitsaufwand in einer solchen Konstellation hat sich durch die Technik erheblich reduziert. Damit kann sich jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter wesentlich besser auf seine Kernaufgaben konzentrieren und verbringt wenig Zeit mit einfachen Tätigkeiten.
Fluch und Segen zugleich - Es kann mobil gearbeitet werden
Die klassischen Bürotätigkeiten müssen durch die mobilen technologischen Möglichkeiten nicht mehr zwingend aus dem Büro heraus gelöst werden. Durch Clouds in Verbindung mit diversen technischen Geräten können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich flexibler arbeiten. Ob aus dem Homeoffice und direkt bei einem Kundentermin kann das mobile Büro standortunabhängig genutzt werden.
Als Nachteil der technischen Möglichkeiten zeigt sich die reduzierte Bewegung. Da viele Termine auch digital per Videokonferenz oder Telefonkonferenz stattfinden können, reduziert sich die Bewegung von vielen Menschen. Auch innerhalb des Büros hat sich durch die schnellen und einfachen Kommunikationsformen die Bewegung reduziert. Früher gingen Kolleginnen und Kollegen häufiger in ein anderes Zimmer und bewegten sich damit zwangsläufig mehr als heute.
Geringe Kosten als Vorteil
Durch digitale Möglichkeiten können diverse Unternehmen Kosten bei dem Personal sparen. Insbesondere im Bereich der Rezeption bzw. dem Empfang kann mit digitalen Möglichkeiten Personal eingespart werden. Auch durch reduzierte Fahrzeiten zu Terminen aufgrund der technischen Möglichkeiten können viele Unternehmen Personalkosten reduzieren, da lange Fahrzeiten nicht mehr erforderlich sind. Will ein Unternehmen ein Büro mieten in Wien, ist nur eine kleinere Fläche nötig als ohne technische Möglichkeiten.
Ein Nachteil durch sensible Informationen und Cyber-Attacken
Aufgrund der enorm gestiegenen Anzahl an Daten und der Reduzierung von Papier können Kriminelle auch ohne realen Einbruch in ein Geschäftsgebäude auf wichtige Kunden- bzw. Unternehmensdaten zugreifen und die digital von den Servern abgreifen. Die Unternehmen müssen sich dahingehend absichern und in Cybersicherheit investieren.
Vorteile oder Nachteile - Wir zeigen die idealen Büroprodukte
Bei SKEPP sind vielfältige Hilfestellungen und Angebote im Shop vorhanden, welche diverse Tools und Neuerungen rund um die Bürotätigkeiten anbieten und ideal für eine Optimierung des Unternehmens sind.