Warum mehr Software viele Unternehmen langsamer macht

Jedes neue Tool verspricht, Arbeit leichter zu machen. In vielen Betrieben bewirkt es das Gegenteil. Die Budgets für Software steigen Jahr für Jahr, doch im Arbeitsalltag stockt es. Der teuerste Posten taucht dabei auf keiner Rechnung auf: Er wird in der Aufmerksamkeit der Beschäftigten bezahlt – und wächst leise mit jedem zusätzlichen Login. Warum mehr Technik oft weniger Tempo bedeutet, hat handfeste Gründe.

Das Versprechen, das sich verkehrt

Jahrzehntelang folgte die Digitalisierung einer simplen Annahme: mehr Werkzeuge, mehr Leistung. Die Budgets sind dieser Logik treu geblieben und steigen weiter. Das Tempo im Betrieb hält nicht mit – ein Muster, das die Forschung seit Jahrzehnten kennt.

Wie Technologie gezielt zur Effizienzsteigerung beiträgt, zeigt die Technologieeffizienz-Studie 2026 von MaibornWolff, wofür 305 IT-Verantwortliche befragt wurden. Schon ein Wert daraus genügt als Warnsignal: 61 % sagen, dass zu komplexe Software ihre Produktivität spürbar senkt.

Der Effekt hat eine wenig beachtete Mechanik. Ein großer Teil der IT-Mittel fließt vielerorts in den reinen Betrieb des Bestehenden, nicht in Neues. Je voller die Werkzeugkiste, desto mehr Kraft bindet ihre bloße Verwaltung – und desto weniger bleibt für die eigentliche Wertschöpfung.

Die unsichtbare Steuer des Wechsels

Der Schaden zeigt sich nicht in einer großen Panne, sondern im ständigen Hin und Her. Eine Untersuchung der Harvard Business Review („How Much Time and Energy Do We Waste Toggling Between Applications?“, 2022) beziffert ihn: Beschäftigte wechseln rund 1.200 Mal am Tag zwischen Anwendungen und verlieren so knapp vier Stunden pro Woche allein damit, sich neu zu orientieren – fast ein Zehntel ihrer Arbeitszeit.

Dahinter steckt ein psychologischer Mechanismus. Die Informatikerin Gloria Mark hat gemessen, dass es nach einer Unterbrechung im Schnitt 23 Minuten dauert, bis die volle Konzentration zurückkehrt. Ein Teil des Kopfes bleibt beim vorherigen Vorgang hängen – das nennt man auch Aufmerksamkeitsrückstand. Jedes zusätzliche Tool erhöht die Zahl dieser Brüche.

Viele Beschäftigte umgehen das Problem auf eigene Faust und basteln sich Tabellen und Chats als Brücke zwischen Systemen, die nicht miteinander reden. So wächst Schatten-IT. Passend dazu nennt die anfangs genannte Studie eine Zahl: 54 % müssen ihre Abläufe an die Software anpassen, statt umgekehrt.

Software, die niemand bestellt hat

Warum sammelt sich so viel Ballast an? Anwendungen wachsen über Jahre, schlucken Funktionen anderer Tools und werden mit Sonderlösungen umbaut, bis niemand mehr den Überblick behält. Die Befragung sortiert die häufigsten Schwachstellen:

• 44 % nennen unnötig komplexe Anwendungen mit Funktionen, die niemand nutzt.
• 41 % kämpfen mit verschachtelten Systemen, in denen sich kaum noch etwas ändern lässt.
• 31 % verweisen auf Lösungen, die von den Anwendern schlicht nicht akzeptiert werden.
• 27 % berichten von Software, die zwar entwickelt, aber nie eingesetzt wurde.

(S. 13 in der Studie) 

Bemerkenswert ist, wo die teuersten Probleme liegen: nicht im technischen Defekt, sondern in der Akzeptanz. Eine Funktion, die einwandfrei läuft, aber im Alltag niemand anrührt, bindet trotzdem Lizenzgebühren, Wartung, Pflege und Aufmerksamkeit.

Der blinde Fleck zwischen Etage und Schreibtisch

Hier liegt die eigentliche Wurzel. Software wird häufig von Menschen ausgewählt, die später nie damit arbeiten. Wer entscheidet, achtet auf Funktionsumfang und Preis; wer bedient, achtet darauf, ob das Werkzeug den Tag erleichtert. Diese Blickwinkel treffen sich zu selten.

Die Studie macht die Lücke sichtbar: In 64 % der Unternehmen werden Mitarbeitende kaum in Technologie-Entscheidungen einbezogen. Eingekauft wird, was auf dem Datenblatt glänzt, gebraucht wird, was im Tagesgeschäft trägt – jedes weitere Tool verbreitert den Spalt dazwischen.

Wenn KI das Tempo erhöht

Künstliche Intelligenz gilt als Gegenmittel gegen das Produktivitätsproblem. Tatsächlich wirkt sie in beide Richtungen: Sie nimmt Routine ab oder vermehrt den vorhandenen Ballast. Welcher Effekt überwiegt, entscheidet die Ordnung dahinter, nicht das Modell.

Adoption schneller als die Strukturen

Die Verbreitung läuft der Reife davon. Erhebungen des Digitalverbands Bitkom zeigen, dass sich der Anteil aktiver KI-Nutzer in deutschen Unternehmen binnen eines Jahres von 17 auf 41 % mehr als verdoppelt hat – ohne dass Daten und Abläufe mitgewachsen wären.

Erst das Fundament, dann die Skalierung

Eine schwache Datenbasis wird durch KI nicht besser, nur schneller falsch. Generative Werkzeuge senken die Kosten, Inhalte und Code zu erzeugen, und bringen dadurch oft mehr davon hervor statt weniger. Ohne eine klare Datenstrategie verstärkt die Technologie genau die Unordnung, die sie auflösen soll – ein Verdacht, den 59 % der Befragten teilen, die mit wachsendem digitalem Ballast durch KI rechnen. Den größten Nutzen entfaltet sie dort, wo sie einen konkreten Engpass löst, nicht wenn sie flächendeckend ausgerollt wird.

Was Produktivität zurückholt

Der Ausweg ist unbequem, weil er gegen den Reflex läuft, ein Problem mit einem Kauf zu lösen. Wer Tempo zurückgewinnen will, fängt beim Aufräumen an, nicht beim Aufrüsten.

• Anwender früh einbinden, statt über ihre Köpfe hinweg zu entscheiden.
• Bestehende Systeme verbinden, bevor neue dazukommen – über offene Schnittstellen, wie sie auch beim Einsatz von KI in der Logistik den Unterschied machen.
• Konsequent abschalten, was niemand mehr braucht.

Gerade der letzte Punkt zahlt doppelt ein. Jedes stillgelegte System verkleinert die Angriffsfläche für Cyberangriffe, worauf das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ausdrücklich hinweist. Und der menschliche Gewinn lässt sich beziffern: 49 % der Unternehmen berichten von höherer Akzeptanz in der Belegschaft, nachdem sie aufgeräumt haben.

Der eigentliche Maßstab

Produktivität entsteht nicht durch das nächste Tool, sondern durch die Disziplin, Überflüssiges loszulassen und die verbleibenden Werkzeuge auf die Menschen zuzuschneiden, die täglich damit umgehen. Die entscheidende Frage lautet künftig weniger, welche Software als Nächstes hinzukommt – sondern welche endlich gehen darf.