„Niemand schleppt mehr Papier herum“
„Wir haben keine fixen Telefone. Unsere Ausstattung besteht aus einem Notebook, einem Headset und einem Smartphone“, sagt Alexandra Moser. Die 38-Jährige war für die Umsetzung des Bürokonzepts von Microsoft am Wienerberg mitverantwortlich. Im Büro wird über das Notebook, VoIP und Headset gesprochen, unterwegs auf das Smartphone umgeleitet. Da man so ständig online ist, wird schriftliche Kommunikation mittlerweile vorwiegend über Chat-Software erledigt, E-Mail-Kommunikation ist meist nur mehr für die Außenwelt bestimmt. In den Büros wird das vorgelebt, was Zukunftsforscher als den Arbeitsplatz der Zukunft bezeichnen.
Dieses gänzlich digitale Arbeiten hat sich auch auf den Druck-Bedarf ausgewirkt. „Hand-Outs sind nicht nur altmodisch, sie sind auch unflexibel. Wir setzen ausschließlich auf Online-Präsentationen und geteilte Dokumente“, so die Managerin. Jeder Meeting-Raum ist für digitale Präsentationen vorbereitet. Selbst wenn alle Beteiligten physisch anwesend sind, wird die Besprechung digital abgehalten, indem Dokumente virtuell geteilt werden. Dadurch ist alles festgehalten und jeder hat Einblick.
Digitales Gekritzel
Flipcharts sind mittlerweile auch digital. Verwendet wird hierfür eine ähnliche Lösung, wie sie HP kürzlich vorgestellt hat: Ein kleines, tragbares „Whiteboard“ mit dem aus nahezu jeder Oberfläche eine interaktive Präsentationsfläche wird. Für die Lösung werden ein Notebook, ein Beamer, ein kleiner Empfänger sowie ein spezieller Stift kombiniert. Der Projektor wirft dabei das Bild des Notebooks auf eine Fläche. Neben dieser wird eine Empfänger-Box angebracht, die ebenfalls mit dem Notebook verbunden ist. Jene Bewegungen und Aktionen, die der Vortragende mit dem Spezialstift macht, werden von der Empfängerbox erkannt und am Notebook eins zu eins umgesetzt.
Auch in Notizbücher gekritzelte Stichworte sind bei Microsoft die Ausnahme. Moser etwa hält Links, Fotos oder Dokumente nur mehr in einem digitalen Notizblock fest. „Der digitale Block ist besser zu durchsuchen und kann mehr aufnehmen“, so Moser. Durch Video-Conferncing und Telepresence soll die digitale Dokumentation weiter gestärkt werden. Da bei den Calls Dokumente geteilt und gemeinsam bearbeitet werden, besteht für Papier keine Notwendigkeit mehr. Auch unterwegs haben Notebook und Smartphone den Ausdruck ersetzt. Moser: "Niemand schleppt Papier herum."
Tablets als Ersatz für den Ausdruck
Einen weiteren Push hin zum papierlosen Büro sieht Moser durch den Einsatz von Tablets. Laut einer aktuellen Studie des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung sind Tablet-Computer in Unternehmen der Informationswirtschaft auf dem Vormarsch. Rund ein Viertel der Firmen statten Mitarbeiter mit solchen Geräten aus. Bis Ende 2012 werde dieser Anteil voraussichtlich auf 37 Prozent steigen. Mit den Tablets könnte der Papierbedarf abermals reduziert werden. „Einige Leute drucken lange Dokumente oder zu korrigierende Texte aus, um damit besser zu arbeiten“, so Moser. Mit Tablets könnten diese auf Digital umschwenken, da die Displays größer sind, was den Lesekomfort erhöht.
Dass trotz des Schwenks hin zum Display das Druckvolumen sogar leicht steigt, wie mehrere Studien belegen, hat einen einfachen Grund. „Jeder einzelne druckt zwar weniger, aber es stoßen immer mehr Menschen in die digitale Informationswelt vor, weshalb die Gesamt-Output steigt“, sagt Wolfgang Schöffel von Konica Minolta. Umso wichtiger ist es daher, die mit einfachen Mitteln wie Duplexdruck, Ratgeber-Software oder verpflichtenden ID-Karten direkt am Drucker den Bedarf weiter zu senken. Laut Moser ist bei Microsoft das Druckaufkommen mit solchen Maßnahmen um rund 20 Prozent gesunken. Seitdem am Kopierer ein Code zur Freigabe eingegeben werden muss, sei die Hemmschwelle größer, man überlegt sich, ob man es nun wirklich drucken soll.
ePaper keine Alternative
Dass ePaper all diese Probleme langfristig lösen wird, bezweifelt Schöffel übrigens. „ePaper wird Papier nicht ersetzen, eher das gedruckte Plakat. A4 ist nach wie vor unschlagbar günstig und unterbietet in Sachen Preis und Handhabe jede neue Technologie.“