Scanpoint: 220.000 Scans pro Tag

Scanpoint hat es sich auf die Fahnen geheftet, der Papierflut in österreichischen Büros entgegen zu wirken. Um das zu ermöglichen, wird Post nicht mehr auf dem traditionellen Weg verschickt, sondern an zentralen Stellen geöffnet, digitalisiert und an die jeweiligen Unternehmen weitergeleitet. Pro Jahr werden insgesamt etwa 25 bis 30 Millionen Sendungen eingescannt, das entspricht rund 55 Millionen Seiten, oder 275 Tonnen Papier.

An einem Werktag werden an sechs Standorten -  in Wien, Graz, Linz, Hall, Salzburg und im slowakischen Nitra - bis zu 220.000 Seiten digitalisiert.

50 Unternehmen
Insgesamt nutzen aktuell rund 50 Unternehmen in Österreich die Posteingangsdigitalisierung, darunter etwa T-Mobile, Hutchinson 3G, SAP, oder Uniqua. Bei dem Versicherer werden sämtliche Briefsendungen digitalisiert, genauso wie beim Mobilfunker T-Mobile. Die Post wird dabei nicht nur gescannt, sondern auch ausgewertet. So werden relevante Postinhalte extrahiert und können direkt der richtigen Abteilung zugestellt werden und auch im jeweiligen Unternehmenssystem automatisiert weiterverarbeitet werden. Thomas Sindl von T-Mobile erklärt: "Früher haben wir am Vormittag einen Sack voll Briefe bekommen, die dann erst geöffnet, digitalisiert und ausgewertet werden mussten. Jetzt stehen uns die Sendungen schneller zur Verfügung."

Zusätzlich bietet Scanpoint auch das Scannen der bestehenden Archive an. Dieses Angebot wird aktuell von etwa 30 Unternehmen genutzt.

Wien: 50.000 Seiten pro Tag
Die Niederlassung in Wien exisitert seit 2007 und befindet sich direkt im Briefzentrum in Wien Inzersdorf. "Pro Tag digitalisieren wir alleine hier 45.000 bis 50.0000 Seiten", erklärt Nazmiye Üzal, die Teamleiterin am Wiener Standort. Dafür sind 16 Mitarbeiter beschäftigt.

Ablauf
Der Ablauf ist genau vorgegeben: Die ankommende Post wird direkt im Brief-Verteilerzentrum in die Scanpoint-Abteilung gebracht. Dort unterlaufen die Sendungen einen ersten Check, wo anhand der Adressierung bestimmt wird, ob die Post überhaupt geöffnet werden darf. Sendungen, die mit "persönlich", oder ähnlichem gekennzeichnet sind, bleiben verschlossen.

Die aussortierte Post wird anschließend geöffnet und ein zweites Mal überprüft. Inhalte, die im Original zugestellt werden müssen, wie etwa werden Bargeld, Eintrittskarten, oder auch Magazine werden wieder verschlossen und über den traditionelle Postweg verschickt. Die Post, die die beiden Checks überstanden hat, wird anschließend mit einem Barcode versehen und durch die Hochleistungsscanner von Kodak geschickt.

Datenschutz
Um entsprechenden Datenschutz zu gewährleisten, gelten in den Scanpoint-Stellen strenge Vorschriften. So ist der Bereich komplett vom restlichen Briefzentrum abgekoppelt und darf auch nur ausschließlich von den Scanpoint-Mitarbeitern mit entsprechender Code-Karte betreten werden. 

Auch bei T-Mobile sieht man die Daten der Kunden nicht in Gefahr: "Ein Mitarbeiter von Scanpoint unterliegt vertraglichen Verpflichtungen, genauso wie die Mitarbeiter in unserem Haus. Dadurch ist er auch genauso vertrauenswürdig", so Sindl. Da auch die elektronische Übermittlung unter strengen Regeln erfolgt, sei auch hier ein hoher Grad an Sicherheit gewährleistet. Sindl schätzt die Sicherheit sogar höher ein, als beim traditionellen Postweg: "Auch dort besteht immer die Gefahr, dass ein Brief irgendwo auf den Boden fällt und in falsche Hände gerät."