Mit diesen Apps startest du organisiert ins neue Jahr

Zum neuen Jahr wird bei vielen nicht nur im Leben, sondern auch auf dem Smartphone umgekrempelt. Teilweise in allerletzter Sekunde werden Neujahrsvorsätze gefasst, die gerne schon nach 24 Stunden vergessen oder nach ein paar Tagen verworfen wurden. Wer zur Prokrastination neigt oder einfach nur etwas chaotischer unterwegs ist, wird sich vielleicht einen organisierteren Start in das neue Jahr wünschen.

Mit der Unterstützung von ein paar neuen Apps auf dem Smartphone und etwas Willenskraft, steht einer durchorganisierten Tagesroutine nichts mehr im Weg. Von der einfachen Einkaufsliste, über den Scanner für alle Fälle bis zum umfangreichen To-Do-Tool ist alles dabei. Dank unzähliger Integrationen sind die Apps mit vielen weiteren Services vernetzt, die uns den Alltag ein ganzes Stück leichter machen. Sofern wir sie auch nutzen.

Trello

Ein mächtiges Tool in Sachen Organisation ist Trello. Die App ist grundsätzlich für Einzelpersonen, Familien und Teams gleichermaßen interessant. Mit sogenannten Boards ermöglicht Trello, verschiedenste Aufgaben, Projekte oder andere Abläufe durchzuorganisieren, ohne dabei die Übersicht zu verlieren. Ein Board lässt sich hier beispielsweise als ganzes für die Familie anlegen oder bei Bedarf für ein einzelnes Projekt. Innerhalb dieser Boards können dann jede Menge Blöcke angelegt werden.

Sämtliche dieser Blöcke werden nebeneinander gelistet und können unterschiedliche Themen oder den Status verschiedener Aufgaben darstellen. Eine simple Herangehensweise wäre etwa die Aufteilung in die Blöcke „To-Do“, „in Arbeit“ und „Erledigt“. Innerhalb eines jeden Blocks können dann unbegrenzt Karten angelegt werden, die im Grunde Informationen zu einer Aufgabe enhalten. Jede Karte kann farblich markiert, kommentiert oder mit weiteren Checklisten versehen werden.

Haben wir die Arbeit an einer Aufgabe im To-Do-Bereich aufgenommen, kann die entsprechende Karte zum Beispiel per Drag n‘Drop in den Block „in Arbeit“ gezogen werden, um den Fortschritt bzw. die Arbeit daran zu dokumentieren und Beteiligte über auf dem Laufenden zu halten

Trello ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.

Remember the Milk

Während der Name einen simple Einkaufszettel vermuten lässt, ist Remember the Milk mehr als nur das. Die App gehört mit zu den beliebtesten Anwendungen im Bereich Organisation und To-Do. Eines der Ziele laut Entwickler ist es, die Köpfe der User so frei wie möglich zu halten. Remember the Milk soll sozusagen als Ablage für das eigene Gehirn dienen, das aus allen Richtungen mit wichtigen Infos bombardiert wird. Grundsätzlich bietet die App einen übersichtlichen Platz, um Erinnerungen anzulegen.

Diese können einzelne Aufgaben, wie etwa das Bezahlen von Rechnungen sein, die zwischendurch erledigt werden, genauso wie die Organisation einer Party, die gleich mehrere Aufgaben in einem Block zusammenfasst. Remember the Milk kann alleine oder mit anderen gemeinsam genutzt werden, um Aufgaben besser verteilen und verwalten zu können. Es besteht die Möglichkeit, Aufgaben mit Farben oder Themenbereichen zu markieren und diese an andere zur Erledigung zu übergeben.

Benachrichtigungen via SMS, E-Mail, Messenger und über native Push-Nachrichten stellen dabei sicher, dass sämtliche Tasks fristgerecht erledigt werden. Dank jeder Menge Verknüpfungen lassen sich sämtliche Aufgaben und Listen mit Dateien aus Dropbox und Co. bestücken und zusätzlich in andere Dienste wie etwa Gmail, Twitter oder Evernote nahtlos integrieren.

Remember the Milk ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.

Scanbot

Zurecht bereits mehrfach ausgezeichnet, ist Scanbot ein wahrerer König, wenn es um die Organisation von Dokumenten geht. Die Anwendung ist dabei mehr als nur ein einfacher Scanner und bringt durch intelligente Features und einige Integrationen mühelos Ordnung in jede noch so große Zettelwirtschaft. Die Grundfunktion, mit der Scanbot vor Jahren gestartet ist, war das einfache Einscannen von Dokumenten. Mithilfe der Kamera eins Smartphones sollte lästiges Scannen via Computer, das wertvolle Zeit verschlingt, der Vergangenheit angehören.

Scanbot erfasst dabei via Kamera das vor der Linse liegende Dokument, versucht dieses automatisch an den Rändern zu begrenzen und legt den Scan dann mit einer Mindestqualität von 200 dpi auf unserem Smartphone ab. Ob einzelne Rechnungen oder mehrseitiges Dokument, Scanbot sammelt sämtliche Scans in der App und vereint diese bei Bedarf beispielsweise in einer PDF-Datei. Nach dem Scan können sämtliche Dokumente auch noch mit Text, Handnotizen, Markern oder Signaturen versehen werden. Ein äußerst spannendes, wenn auch nicht immer verlässliches Tool, ist die integrierte optische Zeichenerkennung (OCR).

Mithilfe dieser Funktion versucht Scanbot aus gescannten Dokumenten den Text zu digitalisieren, um einzelne Stellen kopieren oder durchsuchen zu können.  Die Ergebnisse von OCR variieren dabei aber stark und hängen unter anderem von Parametern wie Lichtverhältnisse, Schriftart und Zustand des zu scannenden Dokumentes ab. Dank Integration unzähliger Schnittstellen können sämtliche Scans nicht nur am Gerät selbst, sondern auch auf Diensten wie iCloud, Google Drive oder dem eigene FTP-Server abgelegt werden.

Scanbot ist kostenlos für iOS und Android erhältlich. Für den vollen Funktionsumfang ist ein Upgrade um 7,99 Euro notwendig.

RKSV Belegscanner

Wenn es um Zettelwirtschaft geht, muss ein Thema ganz besonders behandelt werden: Kassazettel. Während Scanbot vor allem Rechnungen sehr gut interpretieren kann, hat die Texterkennung bei Kassazettel etwa aus dem Supermarkt oder der Tankstelle oftmals Probleme. Die vielen Leerstellen und teils schlecht leserlichen Zettel lassen sich meist, wenn überhaupt, nur als Bild ablegen. Ein schnelles Sammeln sämtlicher Daten ist somit ausgeschlossen. Der RKSV Belegscanner macht sich hier eine in Österreich seit 2017 geltende Regelung zu nutze.

Seit ebendiesem Jahr sind sämtliche Unternehmen verpflichtet, einen maschinenlesbaren Code auf Belege zu drücken. In den meisten Fällen bedient man sich hier eines QR-Codes. Selten wird ein einfacher Link aufgedruckt. Der RKSV Belegscanner bedient sich dieser QR-Codes und nimmt die darin gespeicherten Daten in die App auf. Enthalten sind dabei Infos wie Datum und Uhrzeit, Belegnummer, Brutto- sowie Nettosumme oder die einzelnen Umsatzsteuersätze.

Um die Angelegenheit etwas übersichtlicher zu gestalten, kann jeder gescannte Beleg dann noch mit einem Titel versehen werden. In einer übersichtlichen Liste werden dann alle Belege gesammelt und inklusive Bruttosumme dargestellt. Falls notwendig, können die Daten jederzeit auch aus der App exportiert und anderen Programmen etwa in Form von Excel-Tabellen oder PDFs zugeführt werden.

RKSV Belegscanner ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.

Pocket

„Auf welcher Seite war das noch gleich?“. Diese und ähnliche Frage kennen die meisten von uns nur zu gut. Wer häufig im Internet unterwegs ist, ob nun beruflich oder privat, stolpert schon mal über die ein oder andere Seite, die später von Interesse ist oder sein könnte. Ob nun ein interessanter Artikel, ein Kochrezept oder ein kontroverser Beitrag auf Twitter, so manche Seite können wir uns erst zu einem späteren Zeitpunkt zu Gemüte führen. Oftmals wird die entsprechende Seite dann mit dem Gedanken „finde ich eh später wieder“ geschlossen. Um dann nie wieder gefunden zu werden.

Die viele verschwendete Zeit und die manchmal einsetzende Panik, weil eine wichtige Seite nicht mehr gefunden werden kann, lässt sich relativ einfach vermeiden. Pocket kümmert sich um genau diese Problematik, ohne von einem Gerät abhängig zu sein. Während Lesezeichen im Browser meistens unsychronisiert bleiben, nimmt Pocket sämtliche Inhalte quer durch die Geräte-Landschaft mit. Dank passender Add-Ons sowie einer Standalone-Anwendung kann Pocket bequem am PC gefüttert werden. Dank nahtloser Integration auf Smartphone und Tablet können sämtliche Inhalt dann auch via App abgerufen werden.

Ein eigenes Share-Widget für iOS und Android ermöglicht auch das Einspeisen via Smartphone und Tablet. Pocket ist dabei nicht zwangsweise an die eigenen Geräte gebunden und kann beispielsweise via Browser jederzeit auf fremden Geräten abgerufen werden. Der eigene Account ist dabei stets synchronisiert und erlaubt via Tagging die Unterteilung in eigene Kategorien, um beispielsweise interessante News-Artikel in eine Rutsch durchlesen zu können.

Pocket ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.

Fazit

Wer 2019 organisierter durchs Jahr gehen möchte, kann sich keineswegs auf die fehlenden Tools ausreden. Mit Remember the Milk verlagern wir unser Hirn in die App. Vor allem der Belegscanner und Pocket sind einen Blick wert, um Zeit und Nerven im neuen Jahr zu sparen.