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Knowhow Wie man Tabellen in Excel aufpeppt.

Foto: GH
Excel-Tabellen sind im Büroalltag omnipräsent aber die meisten sehen leider sehr fad aus. Mit ein paar Tipps & Tricks kann man schon auf einen schnellen Blick erste Erkenntnisse ziehen.

Das Office-Packerl für den Desktop ist (für mich) noch nicht ganz tot. Es hat seine Nachteile (z.B. mangelnde Teamfähigkeiten) aber auch seine Vorteile und die liegen in der Usability sowie im gewaltigen Funktionsumfang. Auch wenn ich viel mit Google Drive arbeite und OpenSource schätze - vieles ist nicht so einfach möglich wie mit Microsoft Office. Und 99 Euro im Jahr sind für den Heimgebrauch auf fünf PCs oder Macs kein wirkliches Gegenargument.

Noch ein Wort zu Alternativen: Das quelloffene und kostenlose LibreOffice kann das alles im Prinzip auch und wird immer besser, aber es kommt für mich noch nicht ganz an Office heran. Google Docs sowie Microsofts WebOffice auf Skydrive können vieles, aber auch nicht alles. Gerade die bedingten Formatierungen sind bei Google nicht gut und bei Microsoft im Web gar nicht vorhanden.

Doch nun zu Excel und dem eigentlichen Thema. Es gibt nicht wenige, denen schon beim Anblick von Tabellenkalkulationsblättern graut. Warum? Weil sie meist furchtbar fad aussehen und man daraus auf den ersten Blick rein gar nichts sieht. Kreativität und Excel? Ja, das passt zusammen. Aus Excel lässt sich eine ganze Menge machen.

Fade Tabelle
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Kalkulationsblätter müssen nicht so fad sein wie oben abgebildet. Mit ein paar Klicks hat man ein schönes Layout beisammen, erkennt schnell Trends, kann die Tabelle nach Belieben umsortieren und beeindruckt eventuell auch Chefs oder Vereinskollegen.

Für alle Lesefaulen gibt`s hier ein Video, das ich vor einiger Zeit erstellt habe. Es geht dabei um Excel 2010. Für die 2013er-Version blieb das Meiste ident.

In der Folge werden wir mit der eingangs gezeigten Tabelle arbeiten. Damit Sie diese nicht tippen müssen, steht sie Ihnen hier zum Download bereit.

Als Tabelle formatieren

Öffnet man Excel, hat man eine leere Tabelle vor sich. Innerhalb dieser großen Tabelle kann man weitere Tabellen definieren. So weiß das Programm, was zusammengehört und kann danach Daten anhand von frei wählbaren Kriterien sortieren oder filtern. Weiterer Vorteil: Eine als Tabelle formatierte Zahlenkolonne sieht nach zwei Klicks gleich viel ansprechender aus.

Als Tabelle formatieren
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Dies geschieht über das Symbol "Als Tabelle formatieren" im Menüband "Start". Nachdem man den Tabellenbereich markiert und auf den Button geklickt hat, öffnet sich eine Palette vordefinierter Tabellendesigns, die man auch nach Belieben anpassen kann.

Tabelle formatieren
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Hat man das gewünschte Format ausgewählt, will Excel sicher gehen, dass der richtige Bereich ausgewählt wurde. Gibt es - wie in diesem Beispiel - Zeilenüberschriften (Jahreszahlen), muss man unbedingt den Haken dafür setzen. Nach der Bestätigung sieht das Ergebnis in etwa so aus:

Tabelle sortieren
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Die Tabelle ist jetzt nicht nur ein wenig hübscher, sondern hat an Funktionalität gewonnen. Die Dreiecke in der Tabellenüberschrift sind ein Menü, mit dessen Hilfe man die Daten der jeweiligen Spalte sortieren kann, ohne den Rest der Tabelle "kaputt zu machen" oder Werte zu verdrehen. Alle Werte bleiben den jeweiligen Spendern richtig zugeordnet.

Hier kann man auch nach Zahlen filtern - etwa wenn man nur eine Liste der zehn größten Spender eines Jahres haben möchte. Bei diesem kleinen Datensatz spielt das allerdings eine untergeordnete Rolle.

Schnelle Summenbildung

Fügen wir unter den Namen Christina weitere Zeilen ein, erkennt Excel, dass die Tabelle wachsen soll und erweitert die Tabellenformatierung automatisch. Um die Jahresspenden aufzusummieren, klickt man rechts oben im Menüband auf die Schaltfläche "AutoSumme". Auch hier ist Excel intelligent genug, um zu wissen, was aufsummiert werden soll. Wird der Bereich nicht richtig erkannt, ist zu klein oder zu groß, kann man mit der Maus den korrekten Bereich manuell definieren.

Tabelle aufsummieren
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Mit der Maus kann man die Zelle nun rechts unten am kleinen Quadrat anpacken und nach rechts ziehen, um die Summenformeln auf alle Jahre zu übertragen.

Was jetzt noch fehlt, ist die Formatierung der Zahlen als Geldbeträge - schließlich sollen die Vereinsmitglieder wissen, wovon wir reden. Dazu klicken wir das Währungssymbol an. Um Platz zu sparen, lassen sich Kommastellen zudem ausblenden.

Zahlen formatieren
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Bedingte Formatierungen

Die Tabelle wurde nun zwar übersichtlicher. Mit einem Blick erfährt man aber immer noch nicht das Wesentliche: Wer spendete viel und wer wenig?

Dazu bemühen wir die "Bedingte Formatierung". Sie formatiert Zahlen und Zellen unter Bezugnahme auf den Wert in der Zelle. In unserem Beispiel wird der geringste Wert rot markiert, der höchste grün.

Wären es beispielsweise Schulden, könnte man den höchsten Wert rot und den geringsten grün markieren. Alternativ dazu könnte man mit Datenbalken auch kleine Diagramme in den Zellen darstellen oder mit Symbolsätzen kleine Icons in den Zellen platzieren.

Bedingtes Formatieren
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Nun markieren wir einen zusammengehörigen Bereich einer Tabelle - in unserem Beispiel: die Werte in den Spalten unter der Jahreszahl. Würde man die gesamte Tabelle markieren, wüsste man lediglich auf einen Blick, wie hoch die höchste und wie hoch die niedrigste Spende war.

Hier wollen wir aber erfahren, wer in einem bestimmten Jahr wie viel gespendet hat. Also muss die Zuweisung der bedingten Formatierung für jedes Jahr wiederholt werden.

Hat man einen Bereich markiert, klickt man auf "Bedingte Formatierung" im Menüband "Start" und wählt die Farbskala aus.

Bedingtes Formatieren
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Hat man den Vorgang für alle Jahre wiederholt, sieht man anhand der roten, grünen und gelben Markierungen auf einen Blick, wer in welchem Jahr am großzügigsten war.

Sparklines: Mini-Diagramme in Zellen

Wir sehen so zwar die Werte für jedes Jahr, können aber auf einen Blick noch keinen Trend ablesen. Daher soll als nächstes noch analysiert werden, wie gut das Fundraising über die Jahre für jeden einzelnen Spender war.

So genannte Sparklines verwandeln Zellen in kleine Diagramme. Basis dafür sind Werte aus definierten Zellbereichen.

Sparklines einfügen
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Es gibt drei Typen von Sparklines: Linien, Balken oder Säulen sowie Gewinn- und Verlust-Charts. Dazu erweitern wir die Tabelle um eine Spalte, indem wir rechts von 2012 "Trend" einfügen. Die Tabelle wird automatisch rechts fortgeführt.

Klicken wir nun in die Zelle bei Anna und wählen im Menüband "Einfügen" die Sparklinie "Linie" aus. Excel fragt uns nun, welcher Datenbereich für die Sparkline in Frage kommt. Dazu markieren wir mit der Maus den Bereich von B3 bis H3 und bestätigen mit "OK".

Sparklines einfügen
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Fertig! Diesen Vorgang kann man nun entweder für alle Namen wiederholen oder die Zelle nach unten kopieren, indem man sie am Quadrat rechts unten anfasst und nach unten zieht.

Das Ergebnis sieht man im Screenshot oben.

(futurezone) Erstellt am 19.04.2013, 06:00

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