B2B
22.10.2014

"Die E-Rechnung an den Bund ist erst der Anfang"

Der Bund akzeptiert seit heuer nur noch strukturierte elektronische Rechnungen. Unternehmen sollten sich bald mit der Umstellung auf die E-Rechnung beschäftigen, rät die WKÖ.

"Die Schwierigkeiten bei der Anmeldung zur E-Rechnung an den Bund haben sich weitgehend gelegt", sagt Gerhard Laga, Leiter des E-Cernters in der Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ). Seit der Bund mit Jahresbeginn von seinen Lieferanten und Dienstleistern nur noch strukturierte elektronische Rechnungen akzeptiert, waren zahlreiche Unternehmen mit Problemen konfrontiert, vor allem kleinere Firmen und Freiberufler waren davon betroffen.

Grund für die Schwierigkeiten war laut Laga nicht die E-Rechnung selbst, sondern die für die Einreichung von strukturierten elektronischen Rechnungen notwendige Registrierung am Unternehmensserviceportal des Bundes (USP). Diese sei kompliziert, weil das USP ein Single-Sign-On für rund 20 E-Government-Applikationen darstellt und daher eine in die Tiefe gehende Rechtevergabe für Mitarbeiter in den Betrieben vorsieht. "Das ist grundsätzlich gescheit, weil es zur Sicherheit der Unternehmensdaten beiträgt", meint Laga. "Es wurde aber nicht ausreichend kommuniziert."

Das Erstellen der elektronischen Rechnungen selbst habe von Anfang an gut funktioniert und sei in den vergangenen Monaten auch laufend verbessert worden. Auch zahlreiche Service-Provider würden Unternehmen bei der Rechnungserstellung zur Hand gehen und keine USP-Registrierung voraussetzen, sagt Laga. "Es entsteht gerade eine Provider-Landschaft von Start-ups, die solche Services anbieten."

Mehr als 500.000 E-Rechnungen eingegangen

Beim Bund sind seit Jahresbeginn laut Finanzministerium mehr als 588.000 strukturierte elektronische Rechnungen von rund 35.000 Vertragspartnern eingegangen. Vor allem bei Freiberuflern, die ihre Honorarnoten beim Bund stellen wollten gebe es aber immer noch Unverständnis und viele Nachfragen, sagt Christian Ihle von der IT-Sektion des Finanzministeriums ."Das ist bis heute noch immer nicht ganz gelöst."

Für den Bund erwartet das Finanzministerium jährlich Einsparungen von sieben Millionen Euro durch die E-Rechnung. Für die Wirtschaft rechnet man mit Ersparnissen von 15 Millionen Euro pro Jahr.

Müsse man nur eine E-Rechnung erstellen, sei der Aufwand für ein Unternehmen eindeutig höher als der Nutzen, sagt Laga. Ab der zweiten Rechnung könnten Firmen aber von der digitalen Rechnungslegung profitieren, weil etwa Vorlagen gespeichert werden könnten und Papiertransaktionskosten wegfallen würden. Mit dem Erstellen der E-Rechnung bekommen Firmen vom Bund auch automatisch eine Eingangsbestätigung, ab der die Zahlungsfrist zu laufen beginne.

"Erst der Anfang"

Der Bund habe viele Unternehmen mit der Umstellung auf die strukturierte E-Rechnung das erste Mal mit dem Thema beschäftigt, sagt Laga. Die verpflichtende E-Rechnung an den Bund sei aber erst der Anfang. Auch die europäische Verwaltung gehe in diese Richtung.

Eine EU-Richtlinie verpflichtet ab 2019 alle dem Vergaberecht unterliegenden öffentlichen Institutionen zur Annahme von strukturierten elektronischen Rechnungen. Bis dann müssen neben dem Bund auch Länder und Gemeinden, Kammern sowie Unternehmen im staatlichen Eigentum strukturierte E-Rechnungen annehmen können und auch Services dazu anbieten.

Europäischer Standard

Dafür wird auch an einem europäischen Standard gearbeitet. Ein gemeinsames europäisches XML-Format für E-Rechnungen werde es voraussichtlich 2017 geben, sagt Laga. Für bestehende Standards, wie das österreichische ebInterface oder das vor kurzem in Deutschland eingeführte ZUGFeRD, werde es dann automatische Übersetzungstabellen und entsprechende Software zum Generieren des neuen Formats geben.

Unternehmen sollten mit den Vorbereitungen für die E-Rechnung jedoch nicht auf das einheitliche europäische Format warten, empfiehlt Laga. Umstellungsprozesse in großen Unternehmen könnten bis zu zwei Jahren dauern. Entscheidend sei es, dengesamten Bestellprozess von der Beauftragung bis zur Rechnungsverarbeitung in den Griff zu bekommen. "Das Thema ist so groß, wie die Umstellung vom Bargeld zum elektronischen Zahlungsverkehr."

Für Unternehmen sei die E-Rechnung auch eine Chance interne Prozesse zu optimieren und Ressourcen freizuspielen. Wirkliche Einsparungen und Vereinfachungen in den Betrieben werde es nur dann geben, wenn sie verschiedene Prozesse vom Einkauf bis zur Zahlung einem Geschäftsfall zuordnen könnten. Für Unternehmen liege der Gedanke nahe, E-Rechnungen, die eine digitale Weiterverarbeitung erlauben, auch von eigenen Lieferanten zu verlangen. Das sei eine Frage des wirtschaftlichen Gleichgewichts.

"Volles Nutzungspotenzial ausschöpfen"

Laga rechnet damit, dass sich bis spätestens 2025 auch zwischen Unternehmen die strukturierte E-Rechnung etabliert. Beflügelt werde die Umstellung auf die E-Rechnung durch eine Vielzahl von Service-Providern, die Unternehmen bei der Umstellung unterstützen und auch buchhalterische Aufgabe übernehmen.

Auch Christian Ihle von der IT-Sektion des Finanzministeriums hofft, dass die E-Rechnung bald auch zur Rechnungslegung zwischen Unternehmen zum Einsatz kommt: "Die E-Rechnung an den Bund war eine Initialzündung. Erst wenn die elektronische Rechnung auch im Business-to-Business-Bereich wirklich angekommen ist, wird das volle Nutzungspotenzial ausgeschöpft."

Kongress zur E-Rechnung

In der Wirtschaftskammer Österreich findet am 27. Oktober ab 14.00 der 4. Kongress E-Rechnung statt, bei dem Stand und Entwicklung der elektronischen Rechnung erörtert werden. Der Kongress wird unter der Adresse wko.at/e-rechnung sowie auf der futurezone live gestreamt und steht anschließend als Video on Demand zur Verfügung. Die Teilnahme ist kostenlos, um Anmeldung wird gebeten. Die futurezone ist Medienpartner der Veranstaltung.