Die besten Apps für das mobile Büro

Während manch einer bei dem fast durchgehend heißen Wetter die Klimaanlage im Büro schätzt, bevorzugen viele Menschen, die Sonnenstrahlen auszukosten. Mithilfe des Smartphones lassen sich aber oft Sonnenstrahlen und Arbeit kombinieren. Sofern vom Arbeitgeber erlaubt, kann unser täglicher Begleiter einige Aufgaben übernehmen und auch am See oder im Park ein mobiles Büro bieten.

Dokumente bearbeiten – Office Suite Pro

In den meisten Fällen wohl eine der wichtigsten Aufgaben eines mobilen Büros ist die Bearbeitung von Dokumenten. Neben den Klassikern von Microsoft, die aber ein Office 365 Abonnement voraussetzen, finden sich eine Menge Anwendungen in den Stores, die jenen Task übernehmen können.

OfficeSuite ist eine davon. Die rund 120 Megabyte große Anwendung vereint die bekanntesten Office-Programme in einer App. Neben dem klassischen Textdokument unterstützt OfficeSuite auch das Erstellen von komplexen Tabellen und ausführlichen Präsentationen. Auch PDFs können mit der App aufgerufen und (mit der Pro Version) bearbeitet werden. Um den Übergang zwischen Büro und Smartphone so nahtlos wie möglich zu halten, ist die Integration von Cloud-Diensten wie Dropbox, OneDrive und Google Drive möglich. OfficeSuite ist laut eigenen Angaben mit allen Microsoft-Dateiformaten vertraut, was das hin und her Wechseln zwischen den Geräten problemlos gestalten sollte. Auch in Sachen Bedienung steht die Anwendung seinem Pendant aus Redmond in nichts nach. Die Oberfläche erinnert stark an die Office-Varianten ab 2013.

OfficeSuite ist kostenlos für iOS und Android verfügbar. Die Pro-Version lässt sich per Einmalzahlung um 21,99 € bzw, 33,99€ erwerben.

Alternativen: WPS Office, Polaris Office

Dokumente scannen – Scanbot

Braucht einer der Kollegen einen Scan eines Dokumentes, oder möchte man es für die eigene Arbeit unterwegs digitalisieren, muss eine Alternative zum Büroscanner her.

Scanbot ist eine der vielen Apps in den Stores, die sich diesem Problem annehmen. Der Dokument-Scanner erfasst jegliche vor die Linse gehaltene Schriftstücke und verwandelt sie in digitale Dokumente. Im Gegensatz zum einfachen Abfotografieren kümmert sich die App aber auch um eine optimale Darstellung. Mithilfe der Randerkennung sucht Scanbot nach den Kanten des Dokuments, um dieses einzugrenzen. Damit wird verhindert, dass beispielsweise die Unterlage, auf dem das Dokument platziert wird, auf dem Scan zu sehen ist. Enthält unser Schriftstück Barcodes oder QR-Codes, werden diese ausgelesen und die enthaltenen Informationen gesondert dargestellt.

Um nicht nur das Abbild des Dokuments, sondern auch den Text bearbeiten zu können, ist auch eine Texterkennung (OCR) integriert. Sofern gut belichtet und vor der Kamera platziert, versucht Scanbot den sichtbaren Text in bearbeitbare Zeilen umzuwandeln. Die Ergebnisse sind dabei oft ausgesprochen gut, vollkommen fehlerlos ist OCR in diesem Fall aber nur selten.

Scanbot ist kostenlos für iOS und Android verfügbar. Für Funktionen wie OCR kann die Pro-Version um 7,99€ zugekauft werden.

Alternativen: Tiny Scanner, Scanner for Me, Scanner Pro, Die Scan-Funktion von Google Drive

Aufgaben im Blick –Trello

Um trotz wohltuender Sonnenstrahlen die Arbeit nicht aus dem Blick zu verlieren, kann ein Aufgabenplaner von Nöten sein. Das Projektmanagement-Tool Trello setzt auf die sogenannte Kanban-Methode, um seine Nutzer zum Erledigen von Aufgaben zu animieren. Der übersichtlich gestaltete Planer bietet die Möglichkeit, auf verschiedenen Boards Spalten zu erstellen, die beispielsweise ein Projekt oder die jeweiligen Wochentage darstellen. Ähnlich wie Post-its lassen sich dann an die Spalten einzelne Aufgaben heften.

Diese können mit Titel, Beschreibung und Fristen sowie eigenen Bildern und zusätzlichen Kommentaren versehen werden. Wer flexibel sein möchte und seine Tasks gerne umher schiebt, kann die Aufgabenkarten über die Spalten verteilen. Möchte man Aufgaben noch weiter aufspalten, können diese in kleinere Checklisten gesplittet werden, um eine Art To-Do Liste für die To-Do-Liste zu schaffen.

Sofern beispielsweise auch Kollegen in die Aufgabenplanung eingebunden werden sollen, können Trello-Listen auch geteilt werden. Die Aufgaben lassen sich dann gemeinsam verwalten und zB von weiteren Beteiligten kommentieren.

Trello ist kostenlos für iOS und Android verfügbar. Trello Gold ist im Abonnement für 5,49€ (ein Monat) oder 49,99€ (ein Jahr) erhältlich.

Alternativen: doit.im, Wunderlist, Producteev

Zeiterfassung – atWork

Wer sein Büro in der Hosentasche griffbereit mitführt, muss je nach Arbeitssituation auch daran denken, die Zeit ordnungsgemäß festzuhalten. Ob aufgrund der Vergütung oder um einfach die eigene Arbeitszeit im Rahmen zu halten, kann die richtige App die Aufzeichnung erleichtern. atWork bietet mit seinem übersichtlich gestalteten Interface eine einfache Art, Arbeitszeiten einfach aber detailliert aufzuzeichnen.

Im Dashboard findet sich eine Uhr inklusive Datumsangabe sowie ein einziger Button, der die Zeiterfassung startet. Mit einem einfachen Knopfdruck lässt sich die Zeitnehmung dann auch wieder pausieren bzw. beenden. Die gesammelte Zeit kann zB einem Projekt zugewiesen werden oder einer einzelnen Aufgabe. Sofern die Zeit gesondert vergütet wird, kann auch ein Stundenlohn zugewiesen werden. Die Auswertung der gesamten Zeit inklusive Vergütung wird dann wiederum übersichtlich im Dashboard festgehalten.

Um möglichst viele Details zu den Aufgaben festzuhalten, ermöglicht atWork das Hinzufügen von Notizen, Standard-Pausen und Fahrtkosten-Übersichten. Die gesammelten Daten können als Stundenzettel im PDF-Format oder übersichtlich in eine Excel-Tabelle exportiert werden.

atWork ist kostenlos für iOS verfügbar. Für Android ist Timesheet mit gleichem Funktionsumfang verfügbar.

Alternativen: timr

iOS-Dateiverwaltung - Documents 6

Ein Sonderfall für das mobile Büro sind iOS-Geräte. Im Gegensatz zum Konkurrenten aus dem Hause Google, ist Dateiverwaltung im geschlossenen System eher ein Fremdwort. Um nicht nur PDF- und Word-Dokumente verwalten und öffnen zu können, ist etwas mehr als eine Office Suite notwendig. Documents 6 von Readdle schafft hier Abhilfe. Die App kann mit Programmen wie dem ES-File Explorer verglichen werden, muss aber (systembedingt) mit deutlichen weniger Systemrechten auskommen.

Innerhalb der App können Ordner beliebig angelegt und verwaltet werden. Über die systemweite Documents 6 Extension können Dateien aus fast allen Apps importiert werden. Bekommt man von Kollegen ZIP-Dateien, können auch diese in die App importiert und dort entpackt werden.

Wer zB per VPN im Firmennetz auf Dateien zugreifen möchte, kann dies unter anderem via SMB, WebDAV und (S)FTP Integration bewerkstelligen. Auch Dropbox, Google Drive, Box und OneDrive können nahtlos integriert und zum Im- bzw. Export von Dateien genutzt werden. Mit integriertem Browser, Document-Viewer, Media-Player und einem Wi-Fi-Laufwerk, nimmt Documents 6 sogar mehrere Apps gleichzeitig huckepack.

Documents 6 ist kostenlos für iOS verfügbar.

Fazit

Wer sein Büro ins freie verlegen möchte (und darf), kann mit dem Smartphone einiges bewerkstelligen. Dokumente und Dateien lassen sich fast nahtlos bearbeiten und organisieren. Mit den richtigen Apps lassen sich auch Aufgaben und Zeit ordentlich verwalten.