IT-Konzern Atos schafft E-Mails ab
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Zur internen Kommunikation werden von den Mitarbeitern in Österreich seit Anfang des Jahres keine E-Mails mehr verschickt, sondern Nachrichten im sozialen Unternehmensnetzwerk blueKiwi. In Österreich verwenden bereits rund 470 Mitarbeiter das neue Kommunikationswerkzeug, darunter alle Mitarbeiter in Manager-Positionen. In den 23 Ländern Zentral- und Osteuropas (CEE), die von Wien aus gesteuert werden, sind es derzeit 1275 Mitarbeiter. "Täglich kommen etwa 20 bis 30 neue Mitarbeiter dazu, denn wir setzen auf eine virale Verbreitung der sozialen Unternehmenssoftware", erzählt Martin Bergant, Manager bei Atos in Österreich.
Arbeit soll dadurch vereinfacht werden
BlueKiwi kann man sich dabei vom Prinzip her ähnlich wie Facebook vorstellen, nur kommen einige Funktionen hinzu, die speziell für die Business-Welt ausgelegt sind. Man kann etwa firmenintern nach Mitarbeitern suchen, die sich in bestimmten Positionen, Fachbereichen oder Ländern befinden. Zudem lässt sich festlegen, welche Nachrichten von Kollegen oder dem Chef bevorzugt behandelt werden. Diese findet man gesondert in einem Ordner mit dem Titel "Private Nachrichten".
Ziel ist es dabei, dass Anwender ihre Arbeit einfacher und funktionaler erledigen können. "Soziale Software bringt vor allem bei der Zusammenarbeit viele neue Möglichkeiten. Statt eine E-Mail mit einer Powerpoint-Präsentation als Anhang zu versenden, kann man diese einfach in blueKiwi ablegen. Jeder, der im Projekt mitarbeitet, kann sie sich in Folge selbst runterladen", erklärt Robert Shaw, Global Program Director, bei seinem Wien-Besuch die Vorteile.
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"Muss Menschen aus ihrer Komfortzone rauslocken"
Shaw ist es auch, der diesen ungewöhnlichen Plan von Atos, interne E-Mails abzuschaffen, global bei allen 76.400 Mitarbeitern des Unternehmens umsetzen muss. Bis Ende 2013 soll das Vorhaben im gesamten Konzern abgeschlossen sein. Während sich manche Mitarbeiter bei der Umstellung recht leicht tun, weil sie gewisse Abläufe bereits von ihrem privaten Kommunikationsverhalten in Netzwerken wie Facebook kennen, ist die Umstellung für andere ein wahrer Schock.
"Um so etwas umzusetzen, muss man manchmal auch Menschen aus ihrer Komfortzone rauslocken. Nach einer ersten Phase des Schocks folgt Chaos und Verwirrung. Die Ängstlichkeit der Menschen kommt dabei vor allem daher, dass die Menschen nicht wissen, wie sie sich in sozialen Netzwerken verhalten sollen", beschreibt Shaw die häufigsten Probleme. "Das Gute ist aber, dass die Umstellung niemand alleine durchmachen muss. Es gibt Moderatoren und Helfer, die einen bei dem Prozess begleiten", sagt Shaw.
"E-Mail wird weiterhin unersetzlich bleiben"
Doch warum will der französische IT-Konzern die E-Mail überhaupt abschaffen? "33 Prozent unserer Mitarbeiter haben täglich mehr als zwei bis drei Stunden damit verbracht, ihre Postfächer zu managen. Das ist nicht sehr effizient", erklärt Shaw. "Außerdem haben wir bemerkt, dass viele unserer Service-Mitarbeiter miteinander via Facebook mit Kollegen kommuniziert haben, um sich gegenseitig bei schwierigen Fragen weiterzuhelfen", fährt Shaw fort.
Das wiederum sei für das Unternehmen keine akzeptable Lösung gewesen. Nun setzt man auf die Unternehmenssoftware blueKiwi, die der Konzern im April 2012 auch aufgekauft hat - und ab sofort auch vermarkten will. "Wir haben dazu bereits viele Anfragen von anderen Unternehmen", sagt Bergant. Die Kommunikation mit Kunden funktioniert übrigens nach wie vor per E-Mail. "Die E-Mail wird dafür auch weiterhin unersetzlich bleiben", erklärt Shaw.
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