Was man mit seiner beruflichen E-Mailadresse machen darf

Nach dem Leak Tausender E-Mailadressen und anderer privater Daten von Nutzern des Seitensprungportals Ashley Madison, ist die Verunsicherung groß. Viele der vom Hack betroffenen User hatten sich offenbar mit ihren beruflichen E-Mailadressen bei der Plattform angemeldet. Nun stellt sich die Frage, was dürfen Arbeitnehmer und Behördenvertreter überhaupt mit ihrem beruflichen Mailkonto privat machen?

Die Auflagen dazu können sich durchaus unterscheiden und werden in der Regel unternehmensintern - ähnlich wie Social Media Guidelines - festgelegt. Gesetzliche Regelungen dazu gibt es nicht, wie Irene Holzbauer, Arbeitsrechtsexpertin bei der Arbeiterkammer Wien, erklärt. “Meistens ist das Thema Teil des Dienstvertrags, also Vereinbarungssache”, sagt Holzbauer. Es richte sich nach der “betrieblichen Übung”, also was in der Firma gebräuchlich ist.

Drei Szenarien

Laut AK gibt es prinzipiell drei mögliche Szenarien: Die private Nutzung von Firmencomputer, -E-Mail, etc. ist grundsätzlich verboten, sie wird gestattet oder aber sie ist gar nicht geregelt. In letzterem Fall gilt ebenfalls, dass wenn kein ausdrückliches Verbot besteht, die Nutzung erlaubt ist. “Sie sollte ein verträgliches Maß jedoch ähnlich wie beim Telefonieren nicht überschreiten”, so Holzbauer.

Die AK weist daraufhin, dass auch im Falle einer Erlaubnis der Arbeitnehmer aufgrund seiner Dienst- und Treuepflichten in jedem Fall die betrieblichen Interessen und Erfordernisse zu beachten hat. Eine exzessive Nutzung in der Arbeitszeit für private Zwecke, die Gefährdung des IT-Systems (Viren, Überlastung), übermäßige Kosten oder eine Schädigung des guten Rufes des Arbeitgebers sind von dieser Erlaubnis jedenfalls nicht umfasst. Im Schadensfall, etwa wenn die private Nutzung dazu führt, dass der Arbeitscomputer mit Viren infiziert wird, haftet der Arbeitnehmer. Der Dienstgeber übernimmt dies nur, wenn es im Zuge der dienstlichen Nutzung zu Schäden kommt.

Beispiel Mediaprint

Bei der Mediaprint zum Beispiel, zu der auch der Kurier und die futurezone gehören, gibt es eine EDV-Richtlinie, die auch den Gebrauch des Mail-Accounts regelt. Darin heißt es: “Mediaprint duldet die maßvolle Nutzung des Internets und Firmen E-Mail-Accounts auch für private Zwecke.” Bei Nutzung des Firmen E-Mail-Accounts für private Zwecke muss allerdings dafür gesorgt werden, dass der Zugang zu Firmendaten im Bedarfsfall (Abwesenheit, Austritt) gewährleistet ist. Im Sinne der Privatsphäre wird empfohlen, private Mails regelmäßig zu löschen. Betont wird auch, dass in keinem Fall der Eindruck erweckt werden darf, dass aus privatem Interesse versendete E-Mails dem jeweiligen Unternehmen zugerechnet werden.

Staatlicher Dienst

Für Bundesbedienstete gibt es eine allgemeine Verordnung, wie mit Internet und E-Mails umzugehen ist. Ähnlich wie Unternehmen regeln aber auch staatliche Institutionen zusätzlich zu dieser Verordnung die Internetnutzung, etwa was gesperrte Websites, Filter, usw. betrifft, unterschiedlich. “Jedes Ministerium kann hier selbst interne Richtlinien erlassen oder eben nicht. Das Bundeskanzleramt (BKA) habe eine eigene IT-Richtline“, sagt Leopold Szemeliker, stellvertretender Büroleiter im Verwaltungsstaatssekretariät.

Bundesbediensteten ist die private Nutzung ihrer dienstlichen E-Mail grundsätzlich erlaubt - unter bestimmten Voraussetzungen: Bedienstete dürfen in privaten E-Mails, die sie unter Verwendung ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse versenden, keinen Hinweis auf ihre dienstliche Stellung oder ihre dienstliche Postadresse aufnehmen. Insbesondere das Hinzufügen der dienstlichen E-Mail-Signatur ist unzulässig. Der Zugriff auf strafrechtlich verbotene oder sonstige gesetzwidrige Inhalte ist untersagt. Außerdem ist die Nutzung von pornografischen Diensten nicht gestattet sowie die Nutzung von Services, die dem Dienstgeber Kosten verursachen würden.

Laut Beamtengesetz wird nicht zwischen dienstlich und privat unterschieden, was das generelle Verhalten eines Mitarbeiters angehe, so Szemeliker. In dem Gesetz heißt es: “Der Beamte hat in seinem gesamten Verhalten darauf Bedacht zu nehmen, dass das Vertrauen der Allgemeinheit in die sachliche Wahrnehmung seiner dienstlichen Aufgaben erhalten bleibt.”