Digitale Briefzustellung: Wenn der Postmann nicht mehr klingeln muss

Jedes Jahr werden Millionen physischer Briefsendungen in Österreich verschickt. Jede einzelne erwartet dabei eine lange Reise. Sollen wichtige Dokumente beispielsweise von Hauptplatz 1 in St. Pölten an den Hauptplatz 3 geschickt werden, kommen die nur über Umwege auch dort an. Denn vom Postkasten muss die Sendung erst zum Postamt der Stadt befördert werden, von wo aus sie am Beispiel St. Pölten nach Wien Inzersdorf in das Verteilerzentrum gelangt. Schließlich geht der Brief zurück in die Zustellbasis nach St. Pölten und kann zum Hauptplatz 3 befördert werden.

Um diese Reise möglichst zu vermeiden, befördert das Unternehmen hpc DUAL Verträge, Rechnungen, Kündigungen oder Formulare mithilfe der Versandsoftware „BriefButler“ rechtssicher auf digitalem Weg.

„Wir stellen Versendern eine Software zur Verfügung, die in verschiedenste Workflow-Systeme integriert werden kann. Das können elektronische Aktensysteme in der öffentlichen Verwaltung, Finanz-Applikationen, aber auch Microsoft Word sein“, erzählt Josef Schneider, Gründer der hpc DUAL, der futurezone.

Benachrichtigung per E-Mail

Die Software ist primär für Versicherungen, Immobilienverwaltungen, Ämter, Vereine oder KMUs gedacht und übernimmt jegliche Versanddaten wie Name und Adresse der Empfänger*innen sowie Bezahldaten für den Rechnungsversand. Ist die Sendung digital adressierbar, bekommen die Empfänger*innen eine Benachrichtigung per E-Mail, dass diese eingetroffen ist. „Wir arbeiten gerade auch daran, die Benachrichtigungschannels zu erweitern, sodass wir künftig auch per WhatsApp und andere Messenger oder Apps benachrichtigen können“, sagt Schneider.

Kann eine Sendung digital nicht zugestellt werden, weil der oder die Empfänger *in nicht registriert ist oder das E-Mail-Postfach voll ist, erfolgt automatisch der Ausdruck der Sendung. Diese wird in der Folge auf postalischem Wege zugestellt.

Das Ausdrucken, Kuvertieren und Verschicken übernimmt das Unternehmen mit seinem Partnernetzwerk. „Da wir auch eine Postkonzession haben, können wir gemeinsam mit unserem Logistikpartner MediaPrint auch Briefe bis 50 Gramm zustellen. Die meisten Briefe fallen in diese Kategorie“, sagt Schneider.

Push-Benachrichtigung

Wie lange eine Sendung zu hinterlegen ist und welche Fristen die Empfänger*innen einzuhalten haben, wird einmalig festgelegt. „Die Statusinformationen, wann eine Sendung an das BriefButler-System übergeben, wann eine Sendung hinterlegt und wann sie abgeholt wird, werden an die Versender-Applikation zurückgeliefert“, ergänzt Schneider.

Laut dem Software-Entwickler Wolfgang Miedl werden die Statusinformationen zu einer Sendung im BriefButler-System direkt bei dem jeweiligen Dokument erfasst. Der gesamte Zustellungsprozess wird somit dokumentiert und kann von den Absender*innen nachverfolgt werden.

„Es besteht auch die Möglichkeit, Push-Notifikationen in das BriefButler-System zu integrieren. In diesem Fall wird der BriefButler jedes Status-Update sobald wie möglich direkt dem Versender übertragen.“

Lange Warteschlangen vermeiden

Absender*innen haben auch die Möglichkeit, ihre Dokumente elektronisch per Handy-Signatur zu unterzeichnen. „Institutionelle Versender, die einen Massenversand durchführen, haben das jeweilige Zertifikat im System hinterlegt“, erklärt Schneider. Daten und Dokumente würden im Sinne des Auftragsdatenverarbeitungsvertrags nach einer bestimmten Zeit wieder gelöscht.

Laut Schneider habe sich die Lösung besonders in der Pandemie speziell für Versender*innen als begrüßenswert herausgestellt. „Viele waren im Homeoffice und hatten keinen Drucker oder Briefmarken zuhause, konnten Rechnungen, Verträge und Ähnliches aber digital versenden und erhalten.“ Zusätzlich werde die Flut an Papier im eigenen Briefkasten enorm reduziert.

Mit der Lösung können Empfänger*innen aber auch lange Schlangen vor dem Postamtschalter vermeiden – sie seien zudem nicht von den jeweiligen Öffnungszeiten abhängig. „Wenn es überhaupt noch ein Postamt in der jeweiligen Gemeinde gibt“, ergänzt Schneider.

Direkte Kommunikation per App

Aktuell ist hpc DUAL auch dabei, mit der Stadt Wien den BriefButler in eine App zu integrieren. „Die hpc DUAL strebt eine nahtlose Integration im Sinne der Bürger*innen an, um so viel ihres Postverkehrs mit der Stadt Wien wie möglich direkt über die App oder Webseiten der Stadt Wien abzuwickeln. Nutzer*innen der App werden in der Lage sein, nicht nur Dokumente von der Behörde zu empfangen, sondern auch direkt mit den Magistraten der Stadt Wien zu kommunizieren, inklusive Aufgabe- beziehungsweise Zustellbenachrichtigungen“, erklärt Miedl.

Bürger*innen können ihm zufolge auch mit der Handy-Signatur beziehungsweise ID Austria direkt in der App Dokumente digital unterschreiben. Diese Unterschrift sei mit einer eigenhändigen Unterschrift rechtlich gleichgestellt, so Miedl. „Im Jahr 2022 sollten Bürger*innen nicht mehr Dokumente nur wegen der notwendigen Unterschrift ausdrucken und per Brief verschicken müssen.“

hpc DUAL zählt aktuell über 1.000 Kund*innen – mehr als 50 Prozent der österreichischen Gemeinden verwenden die Lösung bereits.

Dieser Artikel ist im Rahmen einer Kooperation zwischen futurezone und hpc DUAL entstanden.