Weg von Word: Diese 2 Alternativen funktionieren völlig anders
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Fast 40 Jahre ist Microsofts Textverarbeitungsprogramm Word jetzt alt und immer noch eines der wichtigsten Computer-Programme. Auch günstige oder kostenlose Alternativen, wie OpenOffice, Libre oder Google Docs haben das System Word kopiert.
Spätestens mit dem Lockdown kam die Einsicht, dass es für die Zusammenarbeit in Büro, Schule oder Uni besser ist, sich nicht endlos Dateien hin- und herzuschicken. Die Alternative ist ein Online-Dokument, das man gemeinsam bearbeiten kann. Eine Sache blieb dabei bislang immer gleich, nämlich die DIN-A4-Seite als Standard-Format. Das ist die Norm und wird grundsätzlich für Zettelwirtschaften aller Art – von der Masterarbeit bis zum Konferenz-Briefing – verwendet und das hat auch seinen Grund. Man will wissen, wie der Text in gedruckter Form aussieht. Jedoch ist das Drucken nicht mehr zwingendes Ziel, wenn man einen Text schreibt.
Oft bleibt er online und daher ist das Format „Seite“ nicht notwendig. Vielmehr rücken andere Bedürfnisse in den Vordergrund, nämlich dass man sich beim Anlegen eines Projekts nicht entscheiden muss, ob man nur Text oder nur eine Tabelle braucht.
Kreative Baustein-Struktur
Neue Firmen wie „Coda“ und „Notion“ haben das erkannt und gehen einen neuen Weg. Sie können online, als App auf dem Smartphone oder als Programm auf dem Computer genutzt werden. Für ein Dokument verwendet man Templates, mit denen unkompliziert Text, Tabellen, interaktive To-Do-Listen zum Abhaken oder Videos einfügt werden - ohne großen Aufwand oder Fachkenntnisse.
Die Dokumente sind ähnlich aufgebaut wie eine Webseite. Sie können mit Unterseiten versehen und grafisch ansprechend gestaltet werden - mit Icons, Bildern und Links mit einer zugehörigen Vorschau. Obwohl man viele Hilfsmittel auch bei Microsofts Word bekommt, sind sie hier intuitiver angeordnet. Auch wenn man die Struktur der alten Textverarbeitung gewohnt ist, findet man sich schnell zurecht.
So bietet Coda einen Konzentrations-Timer, Notion liefert ein ganzes Konzept, um Privates zu organisieren. Hier kann man Tagebuch schreiben, To-Do-Listen abhaken einen Reiseplan anlegen oder eine Liste mit Büchern, die man gerne noch Lesen möchte. Das sind aber nur Vorschläge, es gibt keine Grenzen, die Bausteine für eigene Ideen zu nutzen. Wer sie beruflich nutzt, kann zudem Projektpläne erstellen und Aufgaben zuweisen.
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Gratis-Nutzung
Ein großer Vorteil gegenüber Word ist, dass sowohl Notion als auch Coda kostenlos sind, zumindest wenn man sie privat als Einzelperson nutzt. Für die Verwendung mit mehreren kostet Notion monatlich je nach Verwendungszweck zwischen 8 und 20 Dollar pro Person. Bei Coda ist das System anders: Hier zahlt nur die Person, die ein Dokument anlegt, alle anderen bearbeiten und lesen kostenlos. Für “Doc Maker” werden 30 Dollar pro Monat fällig.
Leider sind beide Programme bisher nur auf Englisch verfügbar, weitere Sprachen sind aber in Arbeit und desto mehr Nachfrage es gibt, desto mehr werden die Programme wohl wachsen. Erst Anfang Oktober wurde Notion laut Forbes auf einen Wert von 10 Milliarden US-Dollar geschätzt. Coda konnte im Juli 100 Millionen Dollar von Investor*innen erhalten, nachdem die Firma auf 1,4 Milliarden Dollar geschätzt wurde. Demnach könnten beide Firmen zukünftig eine größere Rolle spielen.
Fluid Framework
Ganz ausgedient haben Microsoft Word und Google Docs aber noch nicht. Beide Firmen haben erkannt, dass sich die Bedürfnisse geändert haben und bringen immer wieder neue Funktionen. So ist es nun einfacher, einzelne Google-Dokumente miteinander zu verbinden. Microsoft will seine starke Position vor allem bei Firmenkund*innen aber nicht einfach so aufgeben. Deshalb arbeitet das Unternehmen an „Fluid Framework“.
Damit können To-Do-Listen, Tabellen, Texte und Aufgaben gemeinsam erstellt und Dokumente übergreifend verwendet werden. So soll man etwa Tabellenkalkulationen zu grafischen Elementen umbauen können, die sich dann in Präsentationen, Chats und E-Mails einbauen lassen.
Verändert man die Zahlen in der Tabelle, verändert sich die Grafik automatisch überall. Das Projekt wurde 2019 vorgestellt, bisher ist es nur unvollständig in Outlook und der Web-Version von Office verfügbar. Die DIN-A4-Seite bleibt auch dort bestehen und wird wohl so schnell nicht verschwinden. Aber mit neuer, kreativerer Schreibsoftware auf dem Vormarsch, könnte sie ihre Wichtigkeit verlieren.
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