Wie Lustenau durch digitale Briefe Kosten einspart

13.000 Haushalte in 6.000 Gebäuden - wenn die Vorarlberger Gemeinde Lustenau ein Rundschreiben aussendet, kommt einiges an Papier zusammen. Und nicht nur das - die Briefe müssen gedruckt, in Umschläge gepackt, frankiert und versendet werden. Das ist äußerst aufwändig und verbraucht Ressourcen.

In Lustenau hat man daher bereits vor Jahren eine digitale Briefzustellung durch die Versandsoftware “BriefButler” eingeführt. Die Software des Unternehmens hpc DUAL wurde in das Verwaltungssystem der Gemeinde integriert, 1.600 Bürger*innen haben sich mittlerweile für die digitale Briefzustellung angemeldet.

Zustellbenachrichtigung per E-Mail

Sie erhalten nun Dokumente wie Wasser- oder Kanalabrechnungen oder die Anmeldung zum Kindergarten direkt ins eigene Mail-Postfach. “Anmelden kann man sich einfach über die Website oder über die Gemeinde”, sagt Clemens Madlener, IT-Leiter der Marktgemeinde Lustenau, der die Einführung des Service begleitet hat.

Fällt beispielsweise eine Rechnung an, wird eine E-Mail mit einem Link an die angegebene Mailadresse geschickt. Klickt man den Link an, wird die Rechnung angezeigt. “Das hat laut Zustellgesetz den gleichen Status wie ein normales Postfach”, sagt Madlener. Außerdem können man durch den Klick auf den Link nachvollziehen, ob eine Rechnung aufgerufen wurde oder nicht.

Wird die Mail ignoriert oder geht sie im Postfach unter, ist das auch nicht schlimm. Nach 14 Tagen wird das Dokument ausgedruckt und über den normalen Briefweg nachgeschickt. Das passiert laut Madlener allerdings selten: “Wir haben eine Nachdruckquote von vielleicht 2 bis 3 Prozent.” Dennoch ist wichtig, dass manche Dokumente auch postalisch verschickt werden können - in Österreich gibt es nämlich ein Recht auf eine Papierrechnung.

BriefButler "rentiert sich rasch"

Rund 12.000 Sendungen können so pro Jahr mit dem BriefButler eingespart werden. “Wir haben das durchgerechnet und es rentiert sich eigentlich rasch”, verrät Madlener. Zum einen ist ein digitaler Brief günstiger als die Papierzustellung, zum anderen gibt es dadurch weniger Verwaltungsaufwand.

Der Papierdruck und das Kuvertieren wurden ausgelagert, wodurch die Effizienz gesteigert werden konnte. Außerdem wird durch den BriefButler verglichen mit herkömmlichen Briefzustellungen 76 Prozent CO2 eingespart, was auch besser für die Umwelt ist.

Nutzung am Smartphone nimmt zu

Auffällig ist, dass immer mehr Dokumente am Smartphone aufgerufen und auch ausgefüllt werden. “Bei der letzten Kindergartenanmeldung hatten wir eine sehr hohe Quote an Smartphonenutzer*innen”, sagt Madlener. “Obwohl es ein großes Formular war, haben es 50 bis 60 Prozent auf dem Handy ausgefüllt.

Bei hpc DUAL arbeitet man daher auch gerade daran, dass Benachrichtigungen künftig auch per WhatsApp und anderen Messengern zugestellt werden. Auch für Madlener sei diese Variante interessant, die E-Mail-Zustellung funktioniere jedoch bereits sehr gut. “Spätestens, wenn die Leute im Arbeitsleben angekommen sind, ist die E-Mail-Zustellung äußerst zuverlässig.”

Service funktioniert ohne Telefonnummer

Für eine Zustellung via E-Mail spricht auch, dass für das Service nur die E-Mail-Adresse angegeben werden muss. “Nicht alle geben gerne ihre Mobiltelefonnummer her”, weiß Madlener. Das in Lustenau zuvor verwendete System mit einer TAN-Nummer, die man zur Freischaltung der Dokumente auf das Handy geschickt bekam, habe viele Menschen abgeschreckt. Mit dem BriefButler entfällt diese Hürde.

Der digitale Briefversand von hpc DUAL steht nicht nur öffentlichen Stellen und Verwaltungen, sondern auch Unternehmen wie Versicherungen, Immobilienverwaltungen oder KMUs zur Verfügung. Nutzer*innen des BriefButlers können die digitalen Dokumente nicht nur abrufen, sondern auch gleich digital signieren und zurückschicken. 

Dieser Artikel ist im Rahmen einer Kooperation zwischen futurezone und hpc DUAL entstanden.