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Apps
11/01/2020

Diese Mail-Apps erleichtern den Alltag

E-Mails im WhatsApp-Style und smarte Features: Apps bringen frischen Wind und Ordnung in das alltägliche Mail-Chaos.

von Amir Farouk

Die E-Mail will einfach nicht aussterben. Trotz der starken Verbreitung von Diensten wie WhatsApp, Signal, Slack und Microsoft Teams ist die E-Mail nicht aus unserem Alltag wegzudenken. An unseren Postfächern hängen unzählige andere Accounts, die zur Verifizierung und zum Login unsere Mail-Adresse benötigen. Und auch im Arbeitsalltag ist die E-Mail omnipräsent.

Die Flut an Nachrichten, in Kombination mit einer oftmals nicht vorhandenen Etikette, führt dazu, dass wir uns durch unnütze Nachrichten kämpfen müssen und die Romane einiger Kollegen lesen dürfen. Obwohl sich am eingesessenen Medium E-Mail so schnell nichts mehr ändern wird, können wir dank einiger Apps zumindest den Alltag damit angenehmer, effizienter und stressfreier gestalten.

Spike

Im Zeitalter von WhatsApp, Slack und anderen Messengern, wirkt die E-Mail manchmal etwas deplatziert. Während der Austausch im Messenger für einzelne Personen oder Gruppen gesammelt wird, sind Mails meist eher ein Chaos. Die Mail-App Spike versucht hier das Messenger-Feeling in den Mail-Alltag zu bringen. Statt Mails einfach nur nach Betreff zu gruppieren, nimmt sich die App jeden einzelnen Kontakt und fasst sämtliche Mails wie in einem Chat zusammen.

Wie wir es etwa von WhatsApp kennen, bekommen wir dann sämtliche Unterhaltungen aufgelistet und werden über neue Nachrichten direkt informiert. Wenn es Gruppen gibt, die wir regelmäßig anschreiben möchten, können diese auch manuell angelegt werden.

Spike setzt bei seinem Konzept auch auf einen Kulturwandel im E-Mail-Business. Dank dem Nachrichtenverlauf und einer kompakten Eingabemaske für Nachrichten lädt die App quasi dazu ein, kurz und bündig zu antworten.

Neben der alternativen Herangehensweise bietet Spike interessante Zusatzfeatures. Wenn E-Mails gerade nicht wichtig sind, aber später bearbeitet werden sollen, können wir diese ausblenden, für später markieren und für eine Zeitspanne schlummern lassen. Außerdem haben wir die Möglichkeit, Mails erst zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden und innerhalb von 10 Sekunden nach dem Versand zurückzuziehen.

Spike unterstützt alle gängigen Mail-Hoster sowie IMAP und Exchange. Neben E-Mails lassen sich auch To-Do-Listen, Kalender und Notizen in der App verwalten und synchronisieren.

Spike ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.

Spark

Einer der beliebtesten E-Mail-Clients in den App Stores ist Spark aus dem Hause Readdle. Beliebt ist Spark wegen des aufgeräumten und modernen Designs, aber vor allem aufgrund der unzähligen Features, die den Mail-Alltag beschleunigen und uns der Null im Posteingang näher bringen.

Das Herzstück der Spark-App ist die Smart Inbox. Mithilfe künstlicher Intelligenz versucht Spark unsere E-Mails kontoübergreifend so zu sortieren, dass wir die für uns wichtigsten Inhalte sofort im Blick haben. Anhand der Analyse von Sprache werden unter anderem E-Mails von Menschen ganz nach oben befördert, während maschinelle bzw. automatisierte Nachrichten weiter unten landen.

Newsletter, Versandbestätigungen oder Erinnerungen werden in eigene Cards einsortiert, die bei Bedarf von uns gesammelt abgerufen oder auch gelöscht werden können. Besonders beliebt bei Spark sind die vielen verschiedenen Gesten. Durch Wischen nach links und rechts können wir unterschiedlichste Kurzbefehle abrufen. Um hier ganz unseren Wünschen zu entsprechen, können wir diese nach unserem Geschmack in den Einstellungen anpassen. Spark bietet außerdem ein eigenes Team-Feature an, mit dem E-Mails privat mit anderen direkt in der App diskutiert und bearbeitet werden können. Die dazugehörige Unterhaltung wird dabei im Messenger-Style unter der E-Mail eingeblendet.

Neue E-Mails können außerdem in Echtzeit gemeinsam verfasst werden. Wenn wir jemand anderem eine Mail zur Erledigung zuweisen möchten, können wir diese inklusive Deadline weitergeben. Spark erinnert uns dann, wenn die Aufgabe erledigt wurde. Einen Punkt gilt es aber auch bei Spark zu beachten. Passwörter und Inhalte werden auf den Servern des Anbieters gespeichert bzw. verarbeitet. Die Nutzung der App verlangt aus Sicht des Datenschutzes also einiges an Vertrauen.

Spark ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.

Newton Mail

Wer statt Messenger-ähnlichen Unterhaltungen einfach nur seine Mails unter Kontrolle bringen möchte, wird bei Newton Mail fündig. Die App hat sich voll und ganz der Aufgabe verschrieben, wieder Fokus in den Mail-Alltag zu bringen. Newton bedient sich dabei grundsätzlich der üblichen Postfach-Struktur. Mails werden nur nach Betreff sortiert und laden grundsätzlich untereinander gereiht in unserem Posteingang. Stattdessen setzt man hier nämlich auf eine smarte Sortierung.

Newton sortiert unsere E-Mails nämlich nach verschiedenen Gesichtspunkten und ordnet diese dann entsprechend ein. Newsletter werden beispielsweise direkt und ohne unser Zutun verschoben und nehmen uns keine Zeit und Aufmerksamkeit mehr. Möchten wir die Übersicht über verschiedene Postfächer behalten, können wir diese gesammelt anzeigen lassen und gleichzeitig unterschiedlich markieren.

Ein besonderes Feature von Newton ist das sogenannte Recap. Haben wir mit einer Unterhaltung schon länger nichts zu tun gehabt, müssen aber jetzt wieder ins Thema finden, rekapituliert die App für uns die vorangegangenen Mails. Wir erhalten so eine schnelle Übersicht zur Unterhaltung und können uns direkt dem eigentlichen Anliegen widmen.

Des Weiteren haben wir die Möglichkeit, Lesebestätigungen anzufordern, die direkt im Postfach angezeigt werden. Sofern wir bereits eine Antwort verfasst haben, die Mail aber erst später absenden wollen, können wir diese planen. Newton hält die betreffenden E-Mails dann zurück und verschickt sie erst zum gewünschten Zeitpunkt.

Newton unterstützt alle gängigen Mail-Hoster sowie IMAP und Exchange. Ein Feature, welches für manche kritisch sein wird, ist die Synchronisation. Newton speichert alle unsere Einstellungen und Accounts in einem eigenen Konto. Das bringt zwar den Vorteil einer nahtlosen Integration auf mehreren Geräten. Unsere Accountdaten werden aber auch auf Servern und eben nicht nur lokal auf den Geräten gespeichert. Ein Umstand, der in Sachen Datenschutz nicht überall auf Gegenliebe stoßen wird.

Newton ist kostenlos für iOS und Android erhältlich. Zur vollständigen Nutzung ist ein Abonnement ab 52,99 Euro pro Jahr notwendig.

Boomerang Mail

Der Mail-Client Boomerang bezeichnet sich selbst als stressreduzierende und fokussierende App. Auf den ersten Blick sieht die Anwendung relativ gewöhnlich aus, bei genauerem Hinsehen wird aber klar, wo die Stärken von Boomerang liegen. Sämtliche E-Mails werden in einzelnen oder gesammelten Posteingängen nach Datum sortiert und eingeordnet. Boomerang wirft uns die Mails aber nicht nur hin, sondern unterstützt uns mit einer eigenen KI.

Sofern wir unseren Assistenten über das Mikrofon-Symbol am oberen Rand aktivieren, versucht dieser uns bei der Bewältigung der E-Mails zu helfen. So können wir Boomerang beispielsweise fragen, welche E-Mails noch beantwortet werden müssen. Die App entscheidet dann anhand von bestimmten Inhalten, welche Mails tatsächlich eine Antwort benötigen und welche Priorität diese haben. Boomerang kann aber auch Mails direkt für uns beantworten.

Mit einem einfachen Kommando können wir etwa einen Kontakt informieren, dass wir zu spät kommen oder uns später zu einer Angelegenheit melden. Die intelligente Suche ermöglicht außerdem das schnellere Finden von jenen Infos, die wir brauchen. Beispielsweise können wir alle Attachments eines bestimmten Kontakts finden oder Telefonnummern heraussuchen lassen.

Sofern wir uns vom Stress der E-Mail-Flut befreien möchten, können wir Boomerang auch bitten, den Empfang von Mails temporär einzustellen. Angetrieben durch die KI bietet die App außerdem ein eigenes Briefing, das uns auf Wunsch ständig im Bilde hält.

Die eigene Übersicht zeigt uns, vorausgesetzt alle Daten sind vorhanden, welche Termine anstehen, wie viele Antworten noch ausstehen und wo unser Input gerade besonders gefragt ist. Features wie Lesebestätigungen, Reminder für nicht erhaltene Antworten, geplantes Versenden und sogar eine Text-Bewertung sind enthalten. Beim Versenden von E-Mails zeigt uns Boomerang dann, ob etwa unser Betreff zu lang ist, die Wortanzahl unpassend ist oder zu viele Fragen enthalten sind.

Boomerang unterstützt momentan Mail-Services von Google und Microsoft. Weitere Konto-Anbindungen sollen folgen.

Boomerang ist kostenlos für iOS und Android erhältlich.

Chuck

Obwohl es sich auch bei Chuck um einen voll umfassenden Mail-Client handelt, liegt der Fokus hier ganz klar auf dem Aufräumen. Der kleine Mail-Bieber, dass Wappentier der App, bietet uns zahlreiche Tools, damit wir gar nicht erst den Müll in unserem Postfach lesen müssen. Statt einer klassischen Timeline bietet uns Chuck in der Inbox mehrere Möglichkeiten, sämtliche E-Mails zu sortieren. Wir können etwa nach Absender oder Betreff sortieren, aber auch das Ordnen in Zeitleisten ist möglich.

In Sachen Design setzt Chuck auf eine kompakte Darstellung. Mails werden mit Bildern der Firmenlogos oder Kontakte versehen, der Inhalt wird stark verkürzt eingeblendet. Je nach ausgewähltem Sortierschema wirft die App sich wiederholende E-Mails auf einem Stapel, um nicht die Aufmerksamkeit von wirklich wichtigen Inhalten abzuhalten. So lassen sich unnütze Nachrichten auch direkt löschen. Bekommen wir etwa regelmäßig Login-Benachrichtigungen oder werden zum zehnten Mal über ein Event informiert, können wir mit einem einfachen Swipe nach links den gesamten Stapel löschen.

In einem eigenen Dashboard schlägt uns Chuck vor, welche Newsletter wir de-abonnieren könnten. Chuck übernimmt dabei sogar die Abmeldung für uns, lästiges Durchklicken entfällt. Dank dem Feature "Smart Select" entscheidet Chuck anhand unserer Nutzungsgewohnheiten außerdem, welche E-Mails wir nicht lesen müssen bzw. direkt entfernen können. Auch das kurzfristige Stummschalten von Mails oder Unterhaltungen wird unterstützt. Dank der Implementierung von IMAP, Exchange und Gmail unterstützt Chuck die allermeisten Mail-Hoster.

Chuck ist kostenlos für iOS erhältlich.

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