Wie der BriefButler gegen die Personalknappheit helfen kann

Der öffentliche Dienst leidet bereits jetzt unter Personalknappheit. Die Pensionierungswelle in den kommenden 10 Jahren wird diese noch einmal verschärfen. Bis 2034 geht knapp die Hälfte der Beschäftigten im öffentlichen Dienst in Österreich in den Ruhestand. In Deutschland sind es mit 500.000 Beschäftigten etwa ein Drittel.

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Josef Schneider, Geschäftsführer von hpc DUAL, ist sich sicher: “Die Zeit drängt. Der demografische Wandel wartet nicht und Personallücken werden sich vergrößern.” Mit der Versandsoftware BriefButler soll der zeitaufwändige und repetitive Briefversand im öffentlichen Dienst automatisiert werden. Dokumente wie Wasser- oder Kanalabrechnungen einer Gemeinde landen damit per Knopfdruck im Mail-Postfach des Empfängers. Wird die Mail ignoriert oder geht sie im Postfach unter, wird nach einer vorher festgelegten Dauer das Dokument ausgedruckt und über den normalen Briefweg nachgeschickt.

18 Millionen Sendungen verschickt

“In Österreich haben wir vergangenes Jahr 18 Millionen Sendungen verschickt, 4 Millionen davon digital”, sagt Schneider. Der BriefButler von hpc DUAL ist in etwa 1.400 von 2.100 Gemeinden vertreten, jedoch noch nicht überall vollständig ausgerollt. “Eine österreichische Gemeinde mit 10.000 Einwohnern verschickt im Schnitt 60.000 Briefe pro Jahr. Allein für das Drucken, Falten und Frankieren braucht es monatlich 178 Arbeitsstunden”, sagt Schneider. 

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Mit dem BriefButler entfallen diese Arbeitsschritte. Briefe werden vollautomatisch gedruckt, kuvertiert und versandt. 25 bis 30 Prozent der Sendungen werden rein digital verschickt. Das ist auch besser für die Umwelt: 152 Tonnen CO2 konnte hpc DUAL dadurch im vergangenen Jahr einsparen.

Keine Schulung nötig

Der BriefButler kann in alle gängigen Fachapplikationen und E-Aktensysteme integriert werden. “Mitarbeiter können den BriefButler direkt aus der gewohnten Software nutzen. Dazu braucht es keine Schulung, sondern das geschieht intuitiv”, sagt Schneider. Erst im vergangenen Jahr wurde die Software komplett überarbeitet und mit Künstlicher Intelligenz ausgestattet. Diese beschleunigt im Hintergrund die Adressierung und macht die Software dadurch schneller. “Für die Adressierung eines Empfängers braucht es momentan 20 Millisekunden”, sagt Schneider: “Doch da sind wir noch längst nicht am Plafond.” Künftige Lösungen, wie Antwort- oder Bezahlmöglichkeiten, wurden in der neuen Version ebenso berücksichtigt.

Mittlerweile ist hpc DUAL auch in Deutschland aktiv. “Die Entwicklung dort ist gut, im vergangenen Jahr konnten wir die Sendemengen fast verdreifachen”, verrät Schneider.

Der BriefButler eignet sich außerdem nicht nur für Kommunen, sondern unter anderem auch für Immobilienverwaltungen oder Energieversorgungsunternehmen. “Digitalisierung ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit”, sagt Schneider. Es komme jetzt nur darauf an, wie schnell man den Wechsel vollzieht.