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Digital Life
03/10/2020

In Quarantäne: So rüstet man sich fürs Homeoffice

Wer von heute auf morgen von zu Hause arbeiten muss, sollte jetzt einige Vorkehrungen treffen.

von Franziska Bechtold

Das Coronavirus sorgt auch am Arbeitsplatz für unsichere Verhältnisse. Große Firmen wie Amazon und Google haben bereits damit begonnen, ihre Mitarbeiter nach Hause zu schicken. Nachdem in Österreich nun alle Großveranstaltungen ab 100 Personen abgesagt werden, wäre es nicht ungewöhnlich, wenn Arbeitgeber auch hierzulande auf Heimarbeit setzen. Bundeskanzler Kurz rief Unternehmen sogar dazu auf - wenn möglich - ihre Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten zu lassen. Auf diesen Fall sollte man vorbereitet sein.

Absprachen

Zunächst sollte man laut Arbeiterkammer einen Blick in den Arbeitsvertrag werfen: Gibt es bereits eine Regelung zur sogenannten Telearbeit (bei der ein Arbeitnehmer beispielsweise über das Internet mit dem Unternehmen vernetzt ist)? "Heimarbeit ist zu vereinbaren und kann nur in Rahmen einer schriftlich im Arbeitsvertrag festgehaltenen Klausel stattfinden. Das kann auch eine allgemeine Regelung zur Telearbeit sein. Zwangsweise kann niemand in die Heimarbeit geschickt werden", sagt Irene Holzbauer von der Arbeiterkammer gegenüber der futurezone.

Wichtig ist vorab mit den Vorgesetzten und Kollegen zu kommunizieren: Welche Programme brauche ich für die Arbeit von zu Hause? Welche Kommunikationsplattform nutzen wir? Welche Passwörter muss ich parat haben? Muss ich mir einen Zugang zu bestimmten Programmen von der IT einrichten lassen? Jede Firma regelt solche Angelegenheiten anders, weshalb vor einer möglichen Heimarbeit die wichtigsten Eckpunkte geklärt werden müssen. 

Hardware

Es wird keine Überraschung sein, dass für die Arbeit zu Hause auch ein funktionsfähiges Arbeitsgerät vorhanden sein muss, sowie ein zuverlässiger Internetzugang und ein Telefonanschluss oder Smartphone. Wer auf einen Wifi-HotSpot im Café angewiesen ist, weil es zu Hause keine stabile Internetverbindung gibt, sollte mit dem Arbeitgeber abklären, ob man beispielsweise ein externes Modem zur Verfügung gestellt bekommt.

Im Idealfall stellt der Arbeitgeber nämlich sicher, dass seine Mitarbeiter ein funktionierendes Arbeitsgerät, zum Beispiel einen Laptop, bekommen. Laut Arbeiterkammer müsste der Arbeitgeber bei Telearbeit für die Bereitstellung dieser Arbeitsmittel sorgen.

Updates

Trotzdem arbeiten viele mit privatem Laptop und Smartphone. Dann sollte man zuallererst sichergehen, dass die neueste Version des Betriebssystems installiert ist. Daher sollte man alsbald alle Updates aufspielen, die derzeit verfügbar sind, um das System sicher zu machen.

Im zweiten Schritt, sollten auch alle Programme, die man benutzt, auf dem neuesten Stand sein. Dazu gehören der Web-Browser, ein eMail-Programm, Office-Software für Textverarbeitung und Programme wie ein sicherer VPN, der wenn nötig, Zugriff auf das Firmennetzwerk erlaubt.

Anti-Viren-Programm

Auch beim Schutz der Software muss laut Holzbauer der Arbeitgeber dafür sorgen, dass der Laptop und das Firmenhandy sicher sind. Dazu gehört ein aktuelles Anti-Viren-Programm. Nutzt man einen Windows-Rechner, so kann man auf das kostenlose Programm Windows Defender Antivirus zurückgreifen. Das ist bereits mit dem Betriebssystem vorinstalliert und bietet eine Firewall und Scans des Systems an.

Wer ein Apple-Gerät nutzt, sollte vor der Installation eines Anti-Viren-Programms mit dem Arbeitgeber Rücksprache halten, welches Programm zugelassen ist. Gibt es keine offizielle Regelung, sollte man sich auf eines einigen, denn ungeschützt sollte man auch im Homeoffice nicht im Internet unterwegs sein.

Passwörter

E-Mail, Content-Management oder elektronische Zeiterfassung ist in der Regel mit einem Passwort geschützt (und wenn nicht, sollte das dringend passieren). Diese Passwörter sollten auch in den eignen vier Wänden verfügbar sein. "Außer dem Arbeitnehmer darf niemand Zugang zum Arbeitsgerät erhalten", so Holzbauer. Dementsprechend sollte man sich die Passwörter sicher aufbewahren. Der Einsatz eines Passwortmanagers hilft hier, den Überblick zu bewahren.

Slack ist ein Chat-Programm für das Büro

So können Aufgaben zugewiesen werden ...

... und Dateien verschickt werden.

Kommunikation

Die meisten Unternehmen nutzen bereits ein Kommunikations-Tool, mit dem sich alle Mitarbeiter austauschen können. Ein besonders beliebtes Programm ist Slack, weil es sicher und in der Basis-Version kostenlos ist. Hier richtet man sich geschlossene Chat-Räume ein, zu denen nur eingeladenen Teilnehmer Zugang haben. Deshalb kann es firmenintern und zur Kommunikation mit Kunden genutzt werden. Es ermöglicht das Versenden von Dateien und erlaubt neben regulären Chat-Funktionen auch Videotelefonie.

Microsoft Office Teams verbindet Office-Programme mit einer Arbeitsumgebung

Teams bietet Chat, Kalender und gemeinsames editieren von Dateien

sowie Videotelefonie und Konferenzen.

Die GSuite ist Googles Konkurrenz-Produkt zu Office Teams und bietet ebenfalls Kommunikation und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten.

Auch Microsoft Teams bietet diese Funktionen. Sie sollen eine ganze Arbeitsumgebung bieten mit Notizen, Konferenzen und der Möglichkeit, Kollegen (beispielsweise von der IT) Zugriff auf den eigenen Computer zu geben. Teams gehört zu Office 365 und macht vor allem dann Sinn, wenn man ohnehin schon Microsoft Office Produkte wie Outlook, Word usw. nutzt. So kann auch gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. 

Auch Google bietet mit der G Suite eine ähnliche Arbeitsumgebung an, an der alle eingeladenen Nutzer teilnehmen können. Hier können Termine und Dokumente verwaltet und Daten in die Google-Cloud geladen werden. Für die Kommunikation stehen Chat und Videotelefonie zur Verfügung.

Google bietet nach Ausbruch des Coronavirus allen G-Suite-Kunden bis zum 1. Juli Zugriff auf Premium-Features, wie CEO Sundar Pichai auf Twitter mitteilte. Auch Cisco, die mit Webex eine komplette Homeoffice-Lösung mit Videotelefonie, Chat und Web-Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern anbieten, stellt derzeit ihr Programm kostenlos zur Verfügung.

Konzentration

Manche Menschen können sich besonders gut konzentrieren, wenn sie in den eigenen vier Wänden arbeiten, andere neigen zum Prokrastinieren. Um sich nicht ablenken zu lassen, können Programme wie der TomatoTimer (auch TomatoTimers) helfen, der auf der klassischen analogen Tomatenuhr-Methode aus den 1980ern basiert. Eine Eieruhr (nur eben in Form einer Tomate) wird für 25 Minuten konzentrierte Arbeit eingestellt, auf die 5 Minuten Pause folgen - natürlich können auch andere Zeitintervalle angewandt werden. Wer sich schwer tut, zu Hause nicht abgelenkt zu werden, der kann diese Technik austesten.